Wenn ein Einkäufer eine Bestellung erzeugt, wird mit Hilfe von PURCHASE ORDERS+ automatisch eine E-Mail an den passenden Lieferanten erstellt. An diese E-Mail werden – ebenfalls automatisch –alle notwendigen Dokumente wie technische Zeichnungen, AGBs, Qualitätsrichtlinien o.ä. angefügt. Im nächsten Schritt wird die E-Mail im Outlook-Ordner „Entwürfe“ des zuständigen Einkäufers abgelegt werden. Der Anwender wird mit einer kurzen Systemmeldung darüber informiert, dass der Entwurf vorhanden ist.

Gegenüber dem direkten Versand der Email über den SMTP-Server (der natürlich ebenfalls möglich ist) bietet dieses Vorgehen den Vorteil, dass der Einkäufer an der Email noch individuelle Ergänzungen oder Änderungen vornehmen kann. Das können zum Beispiel Notizen oder ergänzende Hinweise an den Lieferanten sein. Darüber hinaus kann er die gesendete E-Mail mit allen Anhängen in seinem „Gesendet“-Ordner in Outlook sehen.

Durch die asynchrone Arbeitsweise des TDP-Wombats ist die Erzeugung dieser E-Mails nun deutlich schneller und robuster geworden und für den Anwender angenehmer zu bedienen. So kann ein Einkäufer schon den nächsten Vorgang anstoßen, während er noch auf die Fertigstellung einer Email wartet. Auch verteiltes Arbeiten wird unterstützt, indem beispielsweise ein Einkäufer eine Bestellung initiiert und ein anderer Einkäufer die E-Mail mit allen Anlagen zur weiteren Bearbeitung oder auch Freigabe erhält.

Dabei kompensiert das System auch Störungen wie Netzwerkausfälle oder anderen Probleme. Der TDP-Wombat läuft einfach bei der nächsten Gelegenheit weiter und fragt alle noch offenen Aufträge regelmäßig ab. Das System meldet sich beim zuständigen Anwender, wenn der ausstehende Verarbeitungsschritt abgeschlossen ist.

Der TDP-Wombat kommt in der Regel bei der Verarbeitung von Bestellungen aus SAP zum Einsatz, kann aber beispielweise auch für die Versendung von Fertigungsaufträgen im Rahmen einer ausgelagerten Fertigung eingesetzt werden.