Die Digitalisierung von Eingangsrechnungen ist in vielen Unternehmen inzwischen weit fortgeschritten. Deutlich weniger automatisiert sind dagegen häufig noch die Prozesse rund um eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Genau hier zeichnet sich aktuell ein deutlicher Technologiewandel ab.
Moderne KI-basierte Lösungen gehen heute weit über die klassische optische Zeichenerkennung (OCR) hinaus. Während frühere Systeme vor allem Dokumenteninhalte ausgelesen haben, ermöglichen aktuelle Technologien eine intelligente Verarbeitung und fachliche Bewertung der enthaltenen Informationen. Ziel ist es, Dokumente nicht nur zu erfassen, sondern die damit verbundenen Geschäftsprozesse weitgehend zu automatisieren.
Fokus auf den fachlichen Abgleich mit SAP-Prozessen
Im Mittelpunkt steht dabei der automatische Abgleich von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen mit bestehenden Bestellungen im SAP-System. Moderne Lösungen erkennen beispielsweise:
- Abweichungen bei Lieferterminen
- Mengenänderungen
- Preisabweichungen
- fehlende oder geänderte Positionen
Routinefälle können dadurch automatisiert verarbeitet werden, während kritische Abweichungen gezielt an die zuständigen Fachbereiche weitergeleitet werden.
Künstliche Intelligenz verarbeitet auch unstrukturierte Informationen
Ein weiterer Trend ist der Einsatz von Generativer KI zur Verarbeitung von Lieferantenkommunikation. Neben PDF-Dokumenten können zunehmend auch E-Mails und Freitexte analysiert werden. Informationen zu Lieferverzögerungen, Terminverschiebungen oder Mengenanpassungen werden automatisiert erkannt und in bestehende Geschäftsprozesse integriert.
Dadurch entsteht eine deutlich höhere Transparenz entlang der gesamten Beschaffungs- und Lieferkette.
Touchless Processing gewinnt an Bedeutung
Viele Unternehmen verfolgen inzwischen das Ziel eines sogenannten „Touchless Processing“. Dabei werden Standardvorgänge vollständig automatisiert verarbeitet, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Mitarbeitende konzentrieren sich dadurch auf die Bearbeitung von Ausnahmen und fachlichen Entscheidungen, während wiederkehrende Tätigkeiten durch intelligente Systeme übernommen werden.
Integration statt Insellösungen
Die aktuellen Entwicklungen zeigen zudem einen klaren Trend hin zu integrierten End-to-End-Prozessen. Dokumentenverarbeitung, Workflow-Steuerung und SAP-Anwendungen werden zunehmend miteinander verbunden, um durchgängige digitale Abläufe zu schaffen – vom Eingang eines Dokuments bis zur automatisierten Weiterverarbeitung im ERP-System.
Ausblick
Die Zukunft der Dokumentenverarbeitung liegt nicht mehr allein in der Erkennung von Daten, sondern in deren fachlicher Interpretation und automatisierten Verarbeitung. Unternehmen, die ihre Prozesse rund um Auftragsbestätigungen und Lieferscheine digitalisieren, schaffen damit die Grundlage für mehr Effizienz, höhere Datenqualität und schnellere Reaktionszeiten in Einkauf und Logistik.
Die Entwicklung zeigt deutlich: Der nächste Schritt der Automatisierung im SAP-Umfeld besteht nicht darin, Dokumente lediglich zu lesen – sondern darin, Geschäftsprozesse intelligent zu steuern und Entscheidungen gezielt zu unterstützen.
