Auftragsbestätigungen automatisch verarbeiten

ORDER CONFIRMATIONS+ bietet optimale Unterstützung für Ihren Workflow

ORDER CONFIRMATIONS+ sorgt als „digitaler Assistent“ für den Einkauf dafür, dass ein automatischer Abgleich zwischen eingehenden Auftragsbestätigungen und den passenden SAP®-Bestellungen erfolgt. Abweichungen zeigt das Add-on zuverlässig in einem übersichtlichen Eingangsbuch an. Dabei spielt es keine Rolle, ob Auftragsbestätigungen als PDF-Datei oder in Papierform im Unternehmen eingehen.

• AB-Monitor
• Bearbeitungsoberfläche
• Integration mit Outlook

Der AB-Monitor dient zur Information der Einkäufer über die eigegangenen Auftragsbestätigungen. Außerdem ist er der Einstieg in die Bearbeitung der ABs, die nicht automatisch eingebucht werden konnten. Angezeigt werden alle ABs, die über das zentrale Postfach per E-Mail eingegangen sind oder die durch Einscannen von ABs in Papierform digitalisiert wurden und von ORDER CONFIRMATIONS+ verarbeitetet wurden. Durch Klick in die entsprechende Zeile kann eine bestimmte AB selektiert und anschließend in der Bearbeitungsoberfläche geöffnet werden.

Die Bearbeitungsoberfläche dient zur Bearbeitung der Auftragsbestätigungen, die auf Grund von Abweichungen oder Einstellungen nicht automatisch eingebucht werden können. Im linken Teil ist die AB zu sehen. Im rechten Teil der Bearbeitungsoberfläche wird eine Kombination aus den gelesenen Daten der AB und den erwarteten Daten der SAP-Bestellung (hellblau hinterlegt) angezeigt. Abweichungen sind gut sichtbar gekennzeichnet.

ORDER CONFIRMATIONS+ bietet eine komfortable Integration mit Outlook: Direkt aus der Bearbeitungsoberfläche können damit Widersprüche oder Stornierungen optimal eingeleitet werden. Dabei generiert die Software automatisch eine E-Mail an den Lieferanten, in der die Unterschiede zur Bestellung hervorgehoben sind. Die AB wird als Anlage angehängt. Diese vorbereitete E-Mail wird im Outlook-Ordner „Entwürfe“ des Anwenders abgelegt, der den Widerspruch ausgelöst hat. Der Anwender kann einen individuellen Text hinzufügen oder die E-Mail direkt versenden. Nach dem Versand aus Outlook wird die Widerspruchs-E-Mail in exakt der Form, in der sie verschickt wurde, als Anhang an der SAP-Bestellung abgelegt.

Ihre Vorteile der Arbeit mit ORDER CONFIRMATIONS+

Automatische Prüfroutinen

Die Software prüft, ob alle Positionen der Bestellung auch in der Auftragsbestätigung enthalten sind und ermittelt pro Position, ob die Einzelpreise stimmen, die Mengen richtig sind, der Gesamtpreis richtig errechnet wurde und ob der Liefertermin korrekt ist. Im nächsten Schritt werden auch Einkaufsbedingungen und Zahlungsbedingungen auf Übereinstimmung mit der Bestellung überprüft.

Konditionen, Rabatte, INCOTERMS

Dabei erkennt das Programm zusätzlich zu den sogenannten INCOTERMS auch weitere, individuell vereinbarte Regelungen, soweit diese konfiguriert sind: Die Software überprüft Auftragsbestätigungen beispielweise auf Positionsebene automatisch besondere Konditionen wie Metallteuerungszuschlag (MTZ) oder Energiekostenzuschlag (EKZ). ORDER CONFIRMATIONS+ berücksichtigt darüber hinaus auch Rabatte bzw. Mengenrabatte.

Optimierte Kommunikation

Mit dem Feature „Rückfragen“ können Anwender schnell und komfortabel auf Unklarheiten zu einer eingehenden Auftragsbestätigung reagieren und zeitnah und mit wenigen Klicks die notwendigen Schritte erledigen. In die Bearbeitungsoberfläche von ORDER CONFIRMATIONS+ wurde hierfür ein zusätzlicher Button mit der Bezeichnung „Rückfrage“ integriert. Stößt ein Anwender bei der Bearbeitung einer eingehenden Auftragsbestätigung auf eine fehlerhafte oder unklare Rückmeldung kann über diesen Button eine Rückfrage an den BANF-Anforderer, den Disponenten, den Einkäufer oder die Einkäufergruppe der Bestellung oder an den betreffenden Lieferanten gestellt werden. Weitergehende Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier.

Perfekte Integration mit SAP

Die Software baut auf der SAP-Technologie auf und verwendet nur Standardschnittstellen. Damit ist neben der Aktualisierung der SAP-Bestellung auch eine direkte Aktualisierung des Einkaufs-Info-Satzes und auch eine Übertragung von Kopf- und Positionsnotizen direkt in die SAP®-Bestellung problemlos möglich. Es werden keine Modifikationen an der SAP-Software durchgeführt.

Direkte Links in die SAP-Bestellung

Über einen Klick auf die Bestell-Nummer können Anwender direkt aus ORDER CONFIRMATIONS+ die passende SAP®-Bestellung öffnen. Ein Klick auf die Material-Nr. öffnet den Einkaufs-Info-Satz.

Kundenstatements

„Wir setzen seit mittlerweile vier Jahren die Lösung ORDER CONFIRMATIONS+ ein und sind begeistert von der Zuverlässigkeit des Systems. Unsere Mitarbeiter möchten das Tool im täglichen Betrieb nicht mehr missen, weil Auftrags­bestä­tigungen deutlich schneller geprüft und verarbeitet werden können. Die Einführung der Software hat sich für uns in jedem Fall gelohnt.“

Dejan Vidovic

Purchase Manager & Customs Contact Officer

steute Technologies GmbH & Co. KG

Presseartikel: „Automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen für SAP“

In einem Presseartikel haben wir übersichtlich die Vorteile und das Leistungsspektrum von ORDER CONFIRMATIONS+ dargestellt. Hier geht es zum Artikel.

Gut zu wissen!

Alle unsere Software-Lösungen bieten wir zum Fixpreis an, der nach der Anzahl der Anwender gestaffelt ist. Auf Wunsch bieten wir einen umfassenden Wartungsvertrag an, der die Lösung jederzeit up-to-date hält. Weitere Informationen finden Sie unter Support.

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