Einkauf mit SAP

Lieferscheine zur SAP®-Bestellung mit DELIVERY NOTES+ automatisch und zuverlässig zuordnen

Optimale Unterstützung für Ihren Workflow

Lieferscheine können mit DELIVERY NOTES+ automatisch und zuverlässig der richtigen SAP-Bestellung zugeordnet und automatisch in SAP-System abgelegt werden. Damit entfällt der größte Teil der manuellen Arbeit, die vorher mit den Lieferscheinen nötig war. Der Einsatz unserer Software-Lösung amortisiert sich somit in wenigen Monaten durch eingesparte Arbeitszeit!

Die Ausgangslage für die Verarbeitung eingehender Lieferscheine ist in den meisten Unternehmen trotz der voranschreitenden Digitalisierung immer noch gleich: Die Lieferscheine kommen zum größten Teil per Papier mit der Ware ins Haus. Die Ablage der Lieferscheine erfordert manuelle Arbeit und Platz für die Lagerung in Ordnern. Wenn es notwendig wird, den Lieferschein zu sichten, muss sich der Sachbearbeiter zum Ablageort begeben und dort das Papier heraussuchen und anschließend wieder ablegen. Das gilt auch, wenn der Lieferschein in elektronischer Form eingeht – denn auch in diesem Fall ist es nötig die E-Mail oder den Anhang so abzulegen, dass er wiedergefunden werden kann.

Unser Produkt DELIVERY NOTES+ eliminiert diese manuelle Arbeit und bietet den direkten Zugriff auf den Lieferschein über die SAP-Bestellung.

Der „Lieferschein-Monitor“ dient zur Information über die eingegangenen Lieferscheine. Außerdem ist er der Einstieg in die Bearbeitung der Lieferscheine, die nicht automatisch eingebucht werden konnten.

Falls ein Lieferschein aufgrund von fehlerhaften Scans nicht automatisch zugeordner werden kann oder keine passende Bestellung gefunden wird, erhält der Lieferschein im „Lieferschein-Monitor“ den Status „nicht zugeordnet“. Mit wenigen Klicks kann über die Bearbeitungsoberfläche der Lieferschein der richtigen Bestellung zugeordnet werden.

Die automatisch oder manuell zugeordneten Lieferscheine werden dann als Anlage zur entsprechenden SAP-Bestellung abgelegt. Falls vorhanden, kann über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle auch direkt ein Archivsystem angesteuert werden.

Schnelle Übersicht und intuitive Nutzung

Der Lieferschein-Monitor bietet eine optimale Übersicht über alle eingegangenen Lieferscheine, die entweder durch Einscannen von Lieferscheinen in Papierform digitalisiert über das zentrale Postfach per E-Mail eingegangen sind. Die Darstellung der Lieferscheine erfolgt als Liste mit einer Zeile pro Lieferschein und enthält die wichtigsten Verwaltungsinformationen (Eingangsdatum, Lieferant, Bestellnummer, Bestelldatum, Bearbeiter). In der Standard-Sortierung zeigt der LS-Monitor die neuesten Lieferscheine oben in der Liste. Der LS-Monitor zeigt auch den bisherigen Verarbeitungsstatus an (Status).

Optimale Unterstützung auch bei der manuellen Bearbeitung von Problemfällen bei Lieferscheinen

Falls keine automatische Zuordnung möglich ist, erhält der Lieferschein den Status „nicht zugeordnet“. Diese Lieferscheine können dann in der Bearbeitungsoberfläche schnell und komfortabel zugeordnet werden.

Die Bearbeitungsoberfläche ist zweigeteilt: Im linken Teil der Bearbeitungsoberfläche ist der Lieferschein zu sehen. Im rechten Teil der Bearbeitungsoberfläche werden die Bestellungen angezeigt, die zu dem Lieferschein passen könnten. Aus dieser Liste selektiert der Sachbearbeiter die richtige Bestellung und bestätigt die Zuordnung. Damit wird der Lieferschein an der SAP-Bestellung abgelegt. Sollte keiner der Vorschläge des Programms stimmen, kann über die Eingabe der Bestell-Nummer die richtige Bestellung in SAP gesucht werden. Alternativ werden durch die Eingabe des Lieferantennamens die offenen Bestellungen zu diesem Lieferanten in SAP gesucht und zur Selektion aufgelistet.

Rechtssichere Archivierung

Mit der Ablage eines Lieferscheins an der SAP-Bestellung ist sichergestellt, dass die Dokumente revisionssicher archiviert sind und jederzeit auf Knopfdruck angezeigt werden können. Auf Wunsch kann auch eine Konvertierung in das For-mat PDF/A-3 vorgenommen werden, so dass auch eine langfristige Wiederherstellbarkeit gesichert ist. Der in Papierform eingegangene Lieferschein kann chronologisch abgelegt und dann entsorgt werden, wenn die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist verstrichen ist.

Einsparungen vom ersten Tag an

Durch die weitestgehend automatische Verarbeitung der Lieferscheine ergibt sich eine deutliche Reduktion der manuellen Tätigkeiten. Da für DELIVERY NOTES+ keine Einmalgebühren anfallen, realisieren unsere Kunden Einsparungen bereits vom ersten Tag an. Dabei ist die Software so einfach und intuitiv benutzbarm dass weder eine Schulung der Anwender noch ein Anlernen des Programms notwendig ist.

Ihre Vorteile der Arbeit mit DELIVERY NOTES+

  • Automatische Zuordnung
  • Kein manueller Eingriff nötig
  • Komfortable Benutzerführung
  • Einfach und intuitiv nutzbar
  • Nahtlose Integration mit SAP
  • Rechtssichere Archivierung

Presseartikel „Automatische Verarbeitung von Lieferscheinen für SAP“

Die Vorteile und den Funktionsumfang von DELIVERY NOTES+ haben wir auch in einem aktuellen Presseartikel zusammengestellt. Hier geht es zum Artikel

Gut zu wissen!

Alle unsere Software-Lösungen bieten wir zum Fixpreis an, der nach der Anzahl der Anwender gestaffelt ist. Auf Wunsch bieten wir einen umfassenden Wartungsvertrag an, der die Lösung jederzeit up-to-date hält. Weitere Informationen finden Sie unter Support.

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Freitag, 08.03.2024,
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