Lieferscheine zur SAP®-Bestellung mit DELIVERY NOTES+ automatisch zuordnen
Optimale Unterstützung für Ihren Workflow
Die automatische Zuordnung des Lieferscheins zur SAP-Bestellung erfolgt mit DELIVERY NOTES+ in weit über 90% der Fälle. Die restlichen Lieferscheine lassen sich komfortabel in einer Bedienoberfläche zuordnen. Insgesamt entfällt der größte Teil der manuellen Arbeit, die vorher mit den Lieferscheinen nötig war. Der Einsatz der Software-Lösung amortisiert sich somit in wenigen Monaten durch eingesparte Arbeitszeit.
Die Ausgangslage ist in den meisten Unternehmen gleich: Lieferscheine kommen zum größten Teil per Papier mit der Ware ins Haus. Die Ablage der Lieferscheine erfordert manuelle Arbeit und Platz für die Lagerung in Ordnern. Wenn es notwendig wird, den Lieferschein zu sichten, muss sich der Sachbearbeiter zum Ablageort begeben und dort das Papier heraussuchen und anschließend wieder ablegen. Das gilt auch, wenn der Lieferschein in elektronischer Form eingeht – denn auch in diesem Fall ist es nötig die E-Mail oder den Anhang so abzulegen, dass er wiedergefunden werden kann.
Unser Produkt DELIVERY NOTES+ eliminiert diese manuelle Arbeit und bietet den direkten Zugriff auf den Lieferschein über die SAP-Bestellung. Beim Start von DELIVERY NOTES+ werden die SAP-Bestelldaten, die zur Belieferung anstehen, exportiert.
Der Lieferschein wird am Ort der Übergabe bzw. des Eingangs in einen Scanner gelegt und damit eine digitale Kopie in Form einer PDF-Datei mit Text-Layer erstellt, die in eine Serverfreigabe „Lieferscheine“ abgelegt wird. Falls ein Lieferschein digital eingeht, wird er vom E-Mail-Monitor von DN+ in das entsprechende Verzeichnis abgelegt.
DELIVERY NOTES+ überwacht dieses Verzeichnis auf eingehende Lieferscheindateien. Sobald eine Datei auftaucht, wird sie von der Software bearbeitet und die relevanten Lieferanten- und Bestell-Informationen automatisch ausgelesen. Auf Basis dieser Informationen stellt DELIVERY NOTES+ mit sehr hoher Treffsicherheit den richtigen Lieferanten und die passende Bestellung fest.
Schließlich wird der jeweilige Lieferschein als Anlage zur SAP-Bestellung abgelegt. Falls vorhanden kann über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle auch direkt ein Archivsystem angesteuert werden. Damit ist sicher-gestellt, dass die Dokumente revisionssicher archiviert sind und jederzeit auf Knopfdruck angezeigt werden können. Der eigentliche Lieferschein kann einfach chronologisch abgelegt und dann entsorgt werden, wenn die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist verstrichen ist.
Optimale Unterstützung auch bei der manuellen Bearbeitung von Problemfällen bei Lieferscheinen
Falls aufgrund von Verschmutzungen der Papiere oder fehlerhafter Scans der Lieferant nicht festgestellt werden kann oder keine passende SAP-Bestellung gefunden wird oder mehrere sehr ähnliche Bestellungen eine eindeutige Zuordnung verhindern, wird von DELIVERY NOTES+ eine E-Mail mit dem Lieferschein an einen Sachbearbeiter zur manuellen Zuordnung geschickt.
Diese E-Mail enthält einen Link zu einer Bearbeitungsoberfläche, die den Lieferschein komplett anzeigt und die vom Programm identifizierten möglichen Lieferanten und Bestellungen auflistet. Aus dieser Liste selektiert der Sachbearbeiter die richtige Bestellung. Damit wird der Lieferschein an der SAP-Bestellung abgelegt.
Sollte keiner der Vorschläge des Programms stimmen, kann über die Eingabe der Bestell-Nummer die richtige Bestellung in SAP gesucht werden. Alternativ werden durch die Eingabe des Lieferantennamens die offenen Bestellungen zu diesem Lieferanten in SAP gesucht und zur Selektion aufgelistet.
Ihre Vorteile der Arbeit mit DELIVERY NOTES+
- Automatische Zuordnung
- Kein manueller Eingriff nötig
- Komfortable Benutzerführung
- Integration mit Outlook
- Nahtlose Integration mit SAP
- Komplette Dokumentation
Gut zu wissen!
Alle unsere Software-Lösungen bieten wir zum Fixpreis an, der nach der Anzahl der Anwender gestaffelt ist. Auf Wunsch bieten wir einen umfassenden Wartungsvertrag an, der die Lösung jederzeit up-to-date hält. Weitere Informationen finden Sie unter Support.
Sie haben Interesse an weiterführenden Informationen?
Laden Sie einfach das aktuelle Produktblatt zu DELIVERY NOTES+ herunter. Auf Anfrage senden wir Ihnen auch gerne eine ausführliche Produktbeschreibung zu.
