Lieferscheine automatisch erfassen und zur richtigen SAP-Bestellung zuordnen

DELIVERY NOTES+ bietet mit einer automatischen Lieferscheinerfassung optimale Unterstützung für Ihren Workflow

Lieferscheine werden mit DELIVERY NOTES+ automatisch und zuverlässig der richtigen SAP®-Bestellung zugeordnet und automatisch im SAP-System abgelegt. Damit entfällt der größte Teil der manuellen Arbeit, die vorher mit den Lieferscheinen nötig war. Der Einsatz unserer Software-Lösung amortisiert sich somit in wenigen Monaten durch eingesparte Arbeitszeit!

Die Ausgangslage für die Verarbeitung eingehender Lieferscheine ist in den meisten Unternehmen trotz der voranschreitenden Digitalisierung immer noch gleich: Die Lieferscheine kommen zum größten Teil per Papier mit der Ware ins Haus. Die Ablage der Lieferscheine erfordert manuelle Arbeit und Platz für die Lagerung in Ordnern. Wenn es notwendig wird, den Lieferschein zu sichten, muss sich der Sachbearbeiter zum Ablageort begeben und dort das Papier heraussuchen und anschließend wieder ablegen. Das gilt auch, wenn der Lieferschein in elektronischer Form eingeht – denn auch in diesem Fall ist es nötig die E-Mail oder den Anhang so abzulegen, dass er wiedergefunden werden kann.

Unser Produkt DELIVERY NOTES+ eliminiert diese manuelle Arbeit und bietet den direkten Zugriff auf den Lieferschein über die SAP-Bestellung.

Ihre Vorteile der Arbeit mit DELIVERY NOTES+

Was sind typische Herausforderungen bei der manuellen Verarbeitung von Lieferscheinen?

Die manuelle Erfassung von Lieferscheinen im Wareneingang bremst Unternehmen aus und birgt hohe Risiken im Tagesgeschäft. Zu den häufigsten Problemen gehören:

Hoher Zeitaufwand: Mitarbeiter müssen Kopf- und Positionsdaten mühsam Zeile für Zeile händisch in SAP eintippen.

Fehleranfälligkeit: Tippfehler bei Mengen oder Artikelnummern führen zu falschen Bestandsdaten im ERP-System.

Probleme durch Medienbruch: Papierbelege gehen auf dem Weg zwischen Rampe, Lager und Buchhaltung verloren, bevor sie erfasst werden konnten. Das verzögert Folgeprozesse. Das nachträgliche Auffinden von Papierbelegen ist zeitaufwändig.

Verzögerte Rechnungsprüfung: Liegt der Lieferschein nicht rechtzeitig digital im System vor, gerät die spätere Rechnungsfreigabe ins Stocken, wodurch Skontoverluste drohen.

Manueller SAP-Prozess vs. Automatisierung mit DELIVERY NOTES+

Manueller SAP-Prozess (Herausforderung)	Automatisierung mit DELIVERY NOTES+
Hoher Zeitaufwand im Wareneingang: Mitarbeiter müssen Kopf- und Positionsdaten mühsam Zeile für Zeile händisch abgleichen.	Automatische Zuordnung: Lieferscheine werden durch präzisen Datenabgleich digital sofort der passenden SAP-Bestellung zugewiesen.
Tippfehler und Bestandsrisiken: Manuelle Dateneingaben führen zu Fehlern im ERP-System.	Kein manueller Eingriff: Das System verbucht die Lieferscheine fehlerfrei und sorgt für korrekte Daten im Hintergrund.
Probleme durch Medienbruch: Papierbelege gehen zwischen Rampe und Buchhaltung verloren; das spätere Suchen in Ordnern frisst Zeit.	Direkter digitaler Zugriff: Mitarbeiter finden den Lieferschein revisionssicher mit nur einem Klick direkt aus dem SAP-Beleg heraus.
Verzögerte Rechnungsprüfung: Fehlende Belege blockieren die Rechnungsfreigabe, wodurch Skontoverluste drohen.	Schnellerer Workflow: Die sofortige digitale Bereitstellung beschleunigt nachgelagerte Logistik- und Buchhaltungsprozesse.
Hohe anfängliche Investitionskosten: IT-Erweiterungen scheitern oft an unkalkulierbaren Einmalgebühren für Lizenzen.	Einsparungen vom ersten Tag: Keine Investitionskosten. Die transparente Abrechnung erfolgt flexibel pro verarbeitetem Lieferschein.
Gefahr für den SAP-Standard: Individuelle Logistik-Anpassungen blockieren zukünftige ERP-Updates.	Zukunftssicherer Clean Core: Die Entwicklung hält Ihren SAP-Standardcode modifikationsfrei und updatefähig.

Für welche Unternehmen eignet sich die automatische Lieferscheinerfassung?

Die automatisierte Lieferscheinerfassung eignet sich für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne, die eine hohe Anzahl an Wareneingängen verarbeiten und ihre Logistik- und Einkaufsprozesse beschleunigen wollen.

Besonders stark profitieren Branchen wie:

• Produktion & Fertigung: Zur fehlerfreien Zuordnung von Rohstoffen und Bauteilen direkt in der Produktion.
• Handel & E-Commerce: Für die schnelle Abwicklung im Wareneingang bei extrem hoher Belegfrequenz.
• Logistikdienstleister: Zur lückenlosen digitalen Dokumentation des gesamten Transportwegs.

Unabhängig von der Branche lohnt sich die Umstellung ab einem Volumen von etwa 500 Lieferscheinen pro Monat, um spürbare Kostenvorteile und Fehlerreduktionen zu erzielen.

Warum sollte man Lieferscheine automatisch archivieren?

Die automatische Archivierung direkt beim Wareneingang stellt sicher, dass Dokumente revisionssicher, platzsparend und jederzeit auffindbar sind.Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• GoBD-Konformität: Erfüllung aller rechtlichen Vorgaben zur revisionssicheren Langzeitarchivierung im B2B-Umfeld.
• Sofortige Auskunftsbereitschaft: Mitarbeiter im Kundenservice, Einkauf oder Vertrieb finden den Lieferschein mit einem Klick direkt aus dem SAP-Beleg heraus.
• Automatischer Match: Der Lieferschein wird digital mit der Bestellung und der späteren Eingangsrechnung verknüpft.
• Weniger Papier: Physische Ordnerstrukturen fallen komplett weg, was wertvolle Lagerfläche und Verwaltungszeit einspart.

Einsparungen vom ersten Tag an

Durch die weitestgehend automatische Verarbeitung der Lieferscheine ergibt sich eine deutliche Reduktion der manuellen Tätigkeiten. Da für DELIVERY NOTES+ keine Einmalgebühren anfallen, realisieren unsere Kunden Einsparungen bereits vom ersten Tag an. Dabei ist die Software so einfach und intuitiv benutzbar, dass weder eine Schulung der Anwender noch ein Anlernen des Programms notwendig ist.

Schnelle Übersicht und intuitive Nutzung

Der Lieferschein-Monitor bietet eine optimale Übersicht über alle eingegangenen Lieferscheine, die entweder durch Einscannen von Lieferscheinen in Papierform digitalisiert über das zentrale Postfach per E-Mail eingegangen sind. Die Darstellung der Lieferscheine erfolgt als Liste mit einer Zeile pro Lieferschein und enthält die wichtigsten Verwaltungsinformationen (Eingangsdatum, Lieferant, Bestellnummer, Bestelldatum, Bearbeiter). In der Standard-Sortierung zeigt der LS-Monitor die neuesten Lieferscheine oben in der Liste. Der LS-Monitor zeigt auch den bisherigen Verarbeitungsstatus an (Status).

Optimale Unterstützung auch bei der manuellen Bearbeitung von Problemfällen bei Lieferscheinen

Falls keine automatische Zuordnung möglich ist, erhält der Lieferschein den Status „nicht zugeordnet“. Diese Lieferscheine können dann in der Bearbeitungsoberfläche schnell und komfortabel zugeordnet werden.

Die Bearbeitungsoberfläche ist zweigeteilt: Im linken Teil der Bearbeitungsoberfläche ist der Lieferschein zu sehen. Im rechten Teil der Bearbeitungsoberfläche werden die Bestellungen angezeigt, die zu dem Lieferschein passen könnten. Aus dieser Liste selektiert der Sachbearbeiter die richtige Bestellung und bestätigt die Zuordnung. Damit wird der Lieferschein an der SAP-Bestellung abgelegt. Sollte keiner der Vorschläge des Programms stimmen, kann über die Eingabe der Bestell-Nummer die richtige Bestellung in SAP gesucht werden. Alternativ werden durch die Eingabe des Lieferantennamens die offenen Bestellungen zu diesem Lieferanten in SAP gesucht und zur Selektion aufgelistet.

Rechtssichere Archivierung

Mit der Ablage eines Lieferscheins an der SAP-Bestellung ist sichergestellt, dass die Dokumente revisionssicher archiviert sind und jederzeit auf Knopfdruck angezeigt werden können. Auf Wunsch kann auch eine Konvertierung in das Format PDF/A-3 vorgenommen werden, so dass auch eine langfristige Wiederherstellbarkeit gesichert ist. Der in Papierform eingegangene Lieferschein kann chronologisch abgelegt und dann entsorgt werden, wenn die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist verstrichen ist.

Presseartikel „Automatische Verarbeitung von Lieferscheinen für SAP“

Die Vorteile und den Funktionsumfang von DELIVERY NOTES+ haben wir auch in einem aktuellen Presseartikel zusammengestellt. Hier geht es zum Artikel

Gut zu wissen!

Mit DELIVERY NOTES+ realisieren Sie Kosteneinsparungen direkt vom ersten Tag: Es fallen keinerlei Investitionskosten an, sondern nur eine Gebühr pro Lieferschein. Alle Kosten sind in der Gebühr enthalten: Lizenzgebühr, Installations- und Customizing, Wartungsgebühr. Weitere Informationen über den Wartungsumfang und unseren Service finden Sie unter Support.

Perfekte Integration mit SAP®

Die Software baut auf der SAP®-Technologie auf und verwendet nur Standardschnittstellen. Es werden keine Modifikationen an der SAP®-Software durchgeführt. Alle relevanten Dokumente werden automatisch abgelegt und rechtssicher archiviert.

Zertifizierter SAP-Partner®

Als offizieller SAP-Partner begleiten wir Sie kompetent bei der digitalen Transformation. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte IT-Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse. Unsere geprüften Qualifikationen und aktuellen Zertifizierungen können Sie jederzeit transparent in unserem offiziellen Profil im SAP Partner Finder einsehen: Profil im SAP Partner Finder

Zukunftssichere SAP®-Entwicklung nach dem Clean-Core-Prinzip

Wir entwickeln alle SAP-Erweiterungen konsequent nach dem SAP® Clean Core Prinzip, um Ihren ERP-Standardcode komplett modifikationsfrei zu halten. SAP Clean Core bedeutet, dass der Kern Ihres ERP-Systems sauber und nah am SAP-Standard bleibt. Wir realisieren alle Ihre individuellen Geschäftsanforderungen ausschließlich außerhalb dieses Kerns über standardisierte APIs. Dadurch sichern wir Ihnen eine zukunftssichere SAP-Architektur, die jederzeit updatefähig bleibt und technische Altlasten von Anfang an ausschließt.

Sie haben Interesse an weiterführenden Informationen?

Laden Sie einfach das aktuelle Produktblatt zu DELIVERY NOTES+ herunter. Auf Anfrage senden wir Ihnen auch gerne eine ausführliche Produktbeschreibung zu.