Lieferscheine automatisch erfassen und zur richtigen SAP-Bestellung zuordnen
DELIVERY NOTES+ bietet mit einer automatischen Lieferscheinerfassung optimale Unterstützung für Ihren Workflow
Lieferscheine werden mit DELIVERY NOTES+ automatisch und zuverlässig der richtigen SAP®-Bestellung zugeordnet und automatisch im SAP-System abgelegt. Damit entfällt der größte Teil der manuellen Arbeit, die vorher mit den Lieferscheinen nötig war. Der Einsatz unserer Software-Lösung amortisiert sich somit in wenigen Monaten durch eingesparte Arbeitszeit!
Die Ausgangslage für die Verarbeitung eingehender Lieferscheine ist in den meisten Unternehmen trotz der voranschreitenden Digitalisierung immer noch gleich: Die Lieferscheine kommen zum größten Teil per Papier mit der Ware ins Haus. Die Ablage der Lieferscheine erfordert manuelle Arbeit und Platz für die Lagerung in Ordnern. Wenn es notwendig wird, den Lieferschein zu sichten, muss sich der Sachbearbeiter zum Ablageort begeben und dort das Papier heraussuchen und anschließend wieder ablegen. Das gilt auch, wenn der Lieferschein in elektronischer Form eingeht – denn auch in diesem Fall ist es nötig die E-Mail oder den Anhang so abzulegen, dass er wiedergefunden werden kann.
Unser Produkt DELIVERY NOTES+ eliminiert diese manuelle Arbeit und bietet den direkten Zugriff auf den Lieferschein über die SAP-Bestellung.
Der „Lieferschein-Monitor“ dient zur Information über die eingegangenen Lieferscheine. Außerdem ist er der Einstieg in die Bearbeitung der Lieferscheine, die nicht automatisch eingebucht werden konnten.
Falls ein Lieferschein aufgrund von fehlerhaften Scans nicht automatisch zugeordner werden kann oder keine passende Bestellung gefunden wird, erhält der Lieferschein im „Lieferschein-Monitor“ den Status „nicht zugeordnet“. Mit wenigen Klicks kann über die Bearbeitungsoberfläche der Lieferschein der richtigen Bestellung zugeordnet werden.
Die automatisch oder manuell zugeordneten Lieferscheine werden dann als Anlage zur entsprechenden SAP-Bestellung abgelegt. Falls vorhanden, kann über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle auch direkt ein Archivsystem angesteuert werden.
Ihre Vorteile der Arbeit mit DELIVERY NOTES+
- Automatische Zuordnung
- Präziser Datenabgleich
- Kein manueller Eingriff nötig
- Keine Investitionskosten
- Einfach und intuitiv nutzbar
- Schnelle Effizienzsteigerung
- Nahtlose Integration mit SAP
- Rechtssichere Archivierung
Überzeugen Sie sich selbst davon!
Verschaffen Sie sich kostenlos und unverbindlich einen eigenen Eindruck vom umfangreichen Funktionsumfang von DELIVERY NOTES+. Eine Anmeldung zum Webinar ist ganz einfach über den Email-Link möglich:
Webinar am
Dienstag, 16.09.2026
11.00–11.30 Uhr
Webinar am
Donnerstag, 01.10.2026
14.30–15.00 Uhr
Was sind typische Herausforderungen bei der manuellen Verarbeitung von Lieferscheinen?
Die manuelle Erfassung von Lieferscheinen im Wareneingang bremst Unternehmen aus und birgt hohe Risiken im Tagesgeschäft. Zu den häufigsten Problemen gehören:
Hoher Zeitaufwand: Mitarbeiter müssen Kopf- und Positionsdaten mühsam Zeile für Zeile händisch in SAP eintippen.
Fehleranfälligkeit: Tippfehler bei Mengen oder Artikelnummern führen zu falschen Bestandsdaten im ERP-System.
Probleme durch Medienbruch: Papierbelege gehen auf dem Weg zwischen Rampe, Lager und Buchhaltung verloren, bevor sie erfasst werden konnten. Das verzögert Folgeprozesse. Das nachträgliche Auffinden von Papierbelegen ist zeitaufwändig.
Verzögerte Rechnungsprüfung: Liegt der Lieferschein nicht rechtzeitig digital im System vor, gerät die spätere Rechnungsfreigabe ins Stocken, wodurch Skontoverluste drohen.
Manueller SAP-Prozess vs. Automatisierung mit DELIVERY NOTES+
| Manueller SAP-Prozess (Herausforderung) | Automatisierung mit DELIVERY NOTES+ |
| Hoher Zeitaufwand im Wareneingang: Mitarbeiter müssen Kopf- und Positionsdaten mühsam Zeile für Zeile händisch abgleichen. | Automatische Zuordnung: Lieferscheine werden durch präzisen Datenabgleich digital sofort der passenden SAP-Bestellung zugewiesen. |
| Tippfehler und Bestandsrisiken: Manuelle Dateneingaben führen zu Fehlern im ERP-System. | Kein manueller Eingriff: Das System verbucht die Lieferscheine fehlerfrei und sorgt für korrekte Daten im Hintergrund. |
| Probleme durch Medienbruch: Papierbelege gehen zwischen Rampe und Buchhaltung verloren; das spätere Suchen in Ordnern frisst Zeit. | Direkter digitaler Zugriff: Mitarbeiter finden den Lieferschein revisionssicher mit nur einem Klick direkt aus dem SAP-Beleg heraus. |
| Verzögerte Rechnungsprüfung: Fehlende Belege blockieren die Rechnungsfreigabe, wodurch Skontoverluste drohen. | Schnellerer Workflow: Die sofortige digitale Bereitstellung beschleunigt nachgelagerte Logistik- und Buchhaltungsprozesse. |
| Hohe anfängliche Investitionskosten: IT-Erweiterungen scheitern oft an unkalkulierbaren Einmalgebühren für Lizenzen. | Einsparungen vom ersten Tag: Keine Investitionskosten. Die transparente Abrechnung erfolgt flexibel pro verarbeitetem Lieferschein. |
| Gefahr für den SAP-Standard: Individuelle Logistik-Anpassungen blockieren zukünftige ERP-Updates. | Zukunftssicherer Clean Core: Die Entwicklung hält Ihren SAP-Standardcode modifikationsfrei und updatefähig. |
Für welche Unternehmen eignet sich die automatische Lieferscheinerfassung?
Die automatisierte Lieferscheinerfassung eignet sich für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne, die eine hohe Anzahl an Wareneingängen verarbeiten und ihre Logistik- und Einkaufsprozesse beschleunigen wollen.
Besonders stark profitieren Branchen wie:
Produktion & Fertigung: Zur fehlerfreien Zuordnung von Rohstoffen und Bauteilen direkt in der Produktion.
Handel & E-Commerce: Für die schnelle Abwicklung im Wareneingang bei extrem hoher Belegfrequenz.
Logistikdienstleister: Zur lückenlosen digitalen Dokumentation des gesamten Transportwegs.
Unabhängig von der Branche lohnt sich die Umstellung ab einem Volumen von etwa 100 Lieferscheinen pro Monat, um spürbare Kostenvorteile und Fehlerreduktionen zu erzielen.
Warum sollte man Lieferscheine automatisch archivieren?
Die automatische Archivierung direkt beim Wareneingang stellt sicher, dass Dokumente revisionssicher, platzsparend und jederzeit auffindbar sind.Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
GoBD-Konformität: Erfüllung aller rechtlichen Vorgaben zur revisionssicheren Langzeitarchivierung im B2B-Umfeld.
Sofortige Auskunftsbereitschaft: Mitarbeiter im Kundenservice, Einkauf oder Vertrieb finden den Lieferschein mit einem Klick direkt aus dem SAP-Beleg heraus.
Automatischer Match: Der Lieferschein wird digital mit der Bestellung und der späteren Eingangsrechnung verknüpft.
Weniger Papier: Physische Ordnerstrukturen fallen komplett weg, was wertvolle Lagerfläche und Verwaltungszeit einspart.
Müssen Lieferscheine archiviert werden?
Nach dem Gesetz gelten gemäß § 257 HGB und § 147 AO für die Aufbewahrung von Lieferscheinen folgende Aufbewahrungsfristen:
Hat der Lieferschein die Funktion eines Handelsbriefs gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
Dient der Lieferschein aber als Beleg für eine Buchung und ist damit ein Buchungsbeleg gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.
Siehe auch: § 257 HGB und $ 147 AO
Ist die digitale Archivierung der Lieferscheine GoBD-konform?
Ja, die Software gewährleistet eine revisionssichere und GoBD-konforme Langzeitarchivierung direkt an der jeweiligen SAP-Bestellung.
In welchem Dateiformat werden die Lieferscheine im SAP-System abgelegt?
Die Dokumente werden standardmäßig sicher archiviert. Auf Wunsch erfolgt eine automatische Konvertierung in das zukunftssichere Format PDF/A-3, um eine langfristige Wiederherstellbarkeit zu garantieren.
Unterstützt die automatisierte Lieferscheinerfassung SAP S/4HANA und das Clean-Core-Prinzip?
Ja, DELIVERY NOTES+ ist sowohl mit SAP ERP als auch mit SAP S/4HANA voll kompatibel. Die Entwicklung erfolgt strikt nach dem SAP Clean Core Prinzip, wodurch der ERP-Standardcode modifikationsfrei bleibt und die Updatefähigkeit Ihrer Systeme garantiert ist.
Sind für die Installation Anpassungen am SAP-Standardcode notwendig?
Nein. Die Software basiert vollständig auf der SAP-Technologie und nutzt ausschließlich Standardschnittstellen (APIs). Es werden keinerlei Modifikationen am SAP-Standard vorgenommen.
Müssen Mitarbeiter für die Nutzung von DELIVERY NOTES+ geschult werden?
Nein. Die Benutzeroberfläche ist so einfach und intuitiv gestaltet, dass keine Schulung der Anwender erforderlich ist. Es ist auch kein zeitaufwendiges Anlernen des Programms notwendig, die Software kann direkt nach Installation vollumfänglich genutzt werden.
Schnelle Übersicht und intuitive Nutzung
Der Lieferschein-Monitor bietet eine optimale Übersicht über alle eingegangenen Lieferscheine, die entweder durch Einscannen von Lieferscheinen in Papierform digitalisiert über das zentrale Postfach per E-Mail eingegangen sind. Die Darstellung der Lieferscheine erfolgt als Liste mit einer Zeile pro Lieferschein und enthält die wichtigsten Verwaltungsinformationen (Eingangsdatum, Lieferant, Bestellnummer, Bestelldatum, Bearbeiter). In der Standard-Sortierung zeigt der LS-Monitor die neuesten Lieferscheine oben in der Liste. Der LS-Monitor zeigt auch den bisherigen Verarbeitungsstatus an (Status).
Optimale Unterstützung auch bei der manuellen Bearbeitung von Problemfällen bei Lieferscheinen
Falls keine automatische Zuordnung möglich ist, erhält der Lieferschein den Status „nicht zugeordnet“. Diese Lieferscheine können dann in der Bearbeitungsoberfläche schnell und komfortabel zugeordnet werden.
Die Bearbeitungsoberfläche ist zweigeteilt: Im linken Teil der Bearbeitungsoberfläche ist der Lieferschein zu sehen. Im rechten Teil der Bearbeitungsoberfläche werden die Bestellungen angezeigt, die zu dem Lieferschein passen könnten. Aus dieser Liste selektiert der Sachbearbeiter die richtige Bestellung und bestätigt die Zuordnung. Damit wird der Lieferschein an der SAP-Bestellung abgelegt. Sollte keiner der Vorschläge des Programms stimmen, kann über die Eingabe der Bestell-Nummer die richtige Bestellung in SAP gesucht werden. Alternativ werden durch die Eingabe des Lieferantennamens die offenen Bestellungen zu diesem Lieferanten in SAP gesucht und zur Selektion aufgelistet.
Presseartikel „Automatische Verarbeitung von Lieferscheinen für SAP“
Die Vorteile und den Funktionsumfang von DELIVERY NOTES+ haben wir auch in einem aktuellen Presseartikel zusammengestellt. Hier geht es zum Artikel
Gut zu wissen: Einsparungen vom ersten Tag an
Durch die weitestgehend automatische Verarbeitung der Lieferscheine ergibt sich eine deutliche Reduktion der manuellen Tätigkeiten. Da für DELIVERY NOTES+ keine Einmalgebühren anfallen, realisieren unsere Kunden Einsparungen bereits vom ersten Tag an. Dabei ist die Software so einfach und intuitiv benutzbar, dass weder eine Schulung der Anwender noch ein Anlernen des Programms notwendig ist. In der Gebühr pro Lieferschein sind alle Kosten enthalten: Lizenzgebühr und Wartungsgebühr. Weitere Informationen über den Wartungsumfang und unseren Service finden Sie unter Support.
Zertifizierter SAP-Partner®
Als offizieller SAP-Partner begleiten wir Sie kompetent bei der digitalen Transformation. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte IT-Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse. Unsere geprüften Qualifikationen und aktuellen Zertifizierungen können Sie jederzeit transparent in unserem offiziellen Profil im SAP Partner Finder einsehen: Profil im SAP Partner Finder
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