Einkauf mit SAP

Optimales Handling für SAP-Bestellungen

PURCHASE ORDERS+ automatisiert Zusammen­stellung, Versand und Archivierung

Wenn Bestellungen über das SAP® ERP und das dazugehörige Modul für den Einkauf abgewickelt werden, werden ergänzende Dokumente wie technische Zeichnungen, Stücklisten, CAD-Datenaustauschdateien (z.B. DXF oder STEP) oder AGBs, Qualitätsanforderungen oder Versandanweisungen nicht automatisch ausgegeben. Stattdessen müssen sie entweder manuell über das PDM/PLM-System gedruckt oder mit einem separaten Prozess bereit gestellt werden. PURCHASE ORDERS+ für SAP-Bestellungen automatisiert diese Abläufe und bietet weitere wichtige Besonderheiten und Komfortmerkmale beim Handling der Bestellungen. Die Mitarbeiter im Einkauf werden damit von bisher notwendigen fehleranfälligen manuellen Tätigkeiten entlastet. Alle Merkmale des SAP-Bestellwesens bleiben dabei erhalten.

PURCHASE ORDERS+ verwendet das vorhandene Bestellformular. Es wird bei der Verarbeitung in eine PDF-Datei umgewandelt und an erster Stelle in die Ergebnisdatei eingefügt. Die Software analysiert automatisch das zu bestellende Material und stellt alle damit verknüpften Dokumente fest.

So entsteht als Ergebnis einer Bestellung automatisch eine Multi-Page-PDF-Datei, die alle Bestellformulare, ein aussagekräftiges Inhaltsverzeichnis, die Zeichnungen und alle sonstigen Dokumente enthält. Wenn zusätzlich STEP- oder DXF-Dateien mitgeschickt werden sollen, werden diese mit der kompletten Bestellung in eine ZIP-Datei gepackt.

Bestellformular, Zeichnungen und alle Dokumente, die als PDF-Datei verarbeitet werden, können automatisch mit einer beliebigen Anzahl an Stempeln versehen werden. Dazu können Metadaten aus dem PLM-System (z.B. Status, Bestell-Nr., etc.) ebenso herangezogen werden wie Systeminformationen (z.B. Username, Datum, Uhrzeit etc.). Die Stempel werden in Form von Wasserzeichen, Rand-, Bild- oder Barcodestempeln so angebracht, so dass sowohl Zeichnungsinhalte als auch Stempel gut zu lesen sind.

Wenn innerhalb kurzer Zeit eine erneute Bestellung eines Materials beim selben Lieferanten ausgeführt wird und sich gegenüber der letzten Bestellung nichts geändert hat, werden die Zeichnungen und Datenaustauschdateien nicht noch einmal mitgeschickt. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt aber ein entsprechender Eintrag mit dem Hinweis auf die letzte Bestellung und das Bestelldatum, an dem die Zeichnungen mitgeliefert wurden. Diese Funktion kann per Konfiguration zeitlich begrenzt werden.

Die E-Mail, die als Bestellung an den Lieferanten geht, wird exakt in dieser Form archiviert – mit allen manuellen Änderungen im Text und ggfs. weiteren Anhängen. Über eine Integration mit dem Mail-Server wird die E-Mail übernommen und im Format EML gespeichert. Anschließend wird sie als GOS-Objekt im KPRO abgelegt und mit der SAP-Bestellung verknüpft. Auf Wunsch kann die Bestell-E-Mail auch über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle in einem Datenbanksystem archiviert werden.

Dokumente automatisch an SAP®-Bestellungen ablegen

Unsere Software unterstützt auch den Fall, dass zu einer SAP-Bestellung zusätzliche Dokumente, wie z.B. Gesprächsnotizen, Beschreibung bestimmter Abläufe, Besuchsberichte usw. angelegt werden. Wenn es zu diesem Projekt bereits ein Objekt in SAP gibt, ist es wünschenswert diese Dokumente an diesem Objekt abzulegen, anstatt sie separat in einer Ordnerstruktur im Windows-Dateisystem zu verwalten. Mit der Lösung AttachToPurchaseOrder ist es möglich, solche Dokumente per Knopfdruck z.B. aus einer Office-Anwendung heraus direkt in SAP® an das passende Objekt in die Anlagenliste abzulegen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Intelligentes Zeichnungsmanagement

Wenn innerhalb kurzer Zeit eine erneute Bestellung eines Materials beim selben Lieferanten ausgeführt wird und sich gegenüber der letzten Bestellung nichts geändert hat, werden die Zeichnungen und Datenaustauschdateien nicht noch einmal mitgeschickt. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt aber ein entsprechender Eintrag mit dem Hinweis auf die letzte Bestellung und das Bestelldatum, an dem die Zeichnungen mitgeliefert wurden. Diese Funktion kann per Konfiguration zeitlich begrenzt werden. Wenn sich aber gegenüber der letzten Bestellung etwas geändert hat, werden die entsprechenden Dateien in jedem Fall mitgeliefert.

Automatisch generierte Differenzansichten

Hat sich die Zeichnung im Vergleich zu einer früheren Bestellung bei einem Lieferanten geändert, wird automatisch eine farbige Differenzansicht mitgeliefert. Diese dokumentiert alle Änderungen gegenüber der Vorgängerversion grafisch in unterschiedlichen Farben. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt ein entsprechender Hinweis. Damit kann der Lieferant alle Änderungen zur Vorgängerversion der Zeichnung deutlich erkennen.

Versand der SAP-Bestellung

Das Ergebnis der Verarbeitung der Bestellung ist eine E-Mail mit den zusätzlichen Dateien als Anhang. Je nach Nachrichtenart oder über eine adhoc Auswahl zum Zeitpunkt der Bestellung kann ausgewählt werden, ob die Bestellung direkt und automatisch über SMTP versendet werden soll oder ob sie im Ordner „Entwürfe“ des Einkäufers abgelegt wird. Dort kann der Einkäufer individuelle Änderungen machen oder auch noch zusätzliche Dateien aus dem Datei-System hinzuladen und dann die Bestellung versenden.

Optional können die zusätzlichen Dateien dem Lieferanten über einen Online-Speicher zur Verfügung gestellt werden (z.B. OneDrive, Google Drive, Dropbox oder eine eigene Lösung). In diesem Fall enthält die Bestell-E-Mail den Link zum Online-Speicher.

Ihre Vorteile der Arbeit mit PURCHASE ORDERS+

  • Komplette Dokumentation
  • Vielfältige Stempeloptionen
  • Automatische Archivierung
  • Integration mit Outlook
  • Nahtlose Integration mit SAP
  • Zeichnungsmanagement
Kundenstatements
„Seit etwa neun Jahren setzen wir die Produkte von Advanced Software für die Verarbeitung von Dokumenten im Zusammenhang mit SAP ein. Insbesondere nutzen wir die Lösungen zur Ausgabe von SAP-Fertigungsaufträgen und für die Zusammenstellung und den Versand von SAP-Bestellungen. Wir sind mit der Leistungsfähigkeit und Stabilität der Software sehr zufrieden und schätzen an der Zusammenarbeit mit Advanced Software, dass die Software-Lösungen kontinuierlich weiterentwickelt werden und unsere Wünsche dabei stets berücksichtigt werden.“
Christian Odorfer, Betriebswirt M.A.
SAP Project Manager, BU Analyzing & Testing
NETZSCH-Gerätebau GmbH

Fachbeitrag in „Beschaffung aktuell“

Die Vorteile unserer Lösung PURCHASE ORDERS+ können Sie auch in einem Fachartikel in der Zeitschrift „Beschaffung aktuell“ nachlesen. Hier geht es zum Beitrag „Bestellungen mit Zeichnungen und Dokumenten direkt aus SAP schicken“.

Gut zu wissen!

Alle unsere Software-Lösungen bieten wir zum Fixpreis an, der nach der Anzahl der Anwender gestaffelt ist. Auf Wunsch bieten wir einen umfassenden Wartungsvertrag an, der die Lösung jederzeit up-to-date hält. Weitere Informationen finden Sie unter Support.

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Dienstag, 28.05.2024,
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