Auftragsbestätigungen automatisch verarbeiten in SAP
Wer Auftragsbestätigungen automatisch in SAP verarbeiten möchte, reduziert manuellen Aufwand, vermeidet Fehler und beschleunigt Einkaufsprozesse nachhaltig.
Die manuelle Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP kostet Zeit, verursacht Fehler und verzögert Einkaufsprozesse. Mit einer intelligenten Lösung zur automatischen Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP digitalisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse nachhaltig – effizient, transparent und skalierbar.
Unsere Lösung ermöglicht es, eingehende Auftragsbestätigungen automatisch in SAP einzulesen, mit Bestellungen abzugleichen und regelbasiert weiterzuverarbeiten.
Auftragsbestätigungen automatisch in SAP verarbeiten – so funktioniert es
ORDER CONFIRMATIONS+ vergleicht jede eingehende Auftragsbestätigung mit der passenden Bestellung in Ihrem SAP-System. Wenn es keine Abweichungen gibt, kann die Auftragsbestätigung automatisch und ohne Benutzereingriff abgelegt werden. Falls Abweichungen festgestellt werden, zeigt ORDER CONFIRMATIONS+ diese zuverlässig in einem zentralen Eingangsbuch über ein übersichtliches Ampelsystem an. Mit Hilfe unseres Add-ons können dann die weiteren Bearbeitungsschritte effizient erledigt werden: Das System bietet hier optimale Hilfestellung für den weiteren Workflow, z.B. mit auf Knopfdruck generiertem Widerspruch oder Stornierung.
Warum Auftragsbestätigungen automatisch verarbeiten?
Die Vorteile der automatischen Auftragsbestätigungsverarbeitung mit ORDER CONFIRMATIONS+ liegen auf der Hand: Mitarbeiter werden von Routinetätigkeiten entlastet und können den Fokus auf anspruchsvollere Tätigkeiten legen. Dadurch werden auch die Prozesskosten nachhaltig gesenkt. Gleichzeitig wird der Prozess sicherer, weil die Automatisierung Fehler minimiert und eine korrekte Dateneingabe sicherstellt.
Die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP sorgt dafür, dass Daten ohne manuelle Eingabe in das System übernommen werden – schnell und fehlerfrei.
Typische Herausforderungen bei manueller Verarbeitung von Auftragsbestätigungen
Die manuelle Prüfung und Erfassung von Bestellungsannahmen frisst extrem viel Zeit. Selbst wenn eine Auftragsbestätigung genau mit der Bestellung übereinstimmt, muss sie mit großen Zeitaufwand geprüft werden. Dazu kommt eine hohe Fehlerquote: Menschen übersehen Details, besonders bei langen oder schlecht formatierten Dokumenten.
So funktioniert die automatische Auftragsbestätigungsverarbeitung in SAP
- Integration mit SAP S4/HANA und SAP ERP
- Automatische Erkennung und Klassifizierung von Auftragsbestätigungen
- Extraktion relevanter Daten aus den Auftragsbestätigungen
- Automatischer Abgleich mit den Bestellungen in SAP
- Buchung und Freigabe ohne manuelle Eingriffe
Für welche Unternehmen eignet sich die Automatisierung der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen?
Die Automatisierung der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen eignet sich insbesondere für Unternehmen mit hohem Bestellvolumen (viele Bestellungen bei vielen Lieferanten, täglich/wöchentlich viele Auftragsbestätigungen als PDF-Datei, E-Mail oder in Papierform) typischerweise aus Industrie, Handel und Großhandel. Hier amortisiert sich die Automatisierung sehr schnell.
Gleichermaßen eignet sich die Automatisierung für Unternehmen mit wiederkehrenden, standardisierten Bestellungen (gleiche Artikel, ähnliche Preise, feste Lieferbedingungen), Unternehmen mit komplexen Einkaufsprozessen (mehrere Positionen pro Bestellung, unterschiedliche Liefertermine und Teillieferungen), weil hier die manuelle Prüfung besonders fehleranfällig und zeitintensiv ist sowie Produktions- & Lieferketten-abhängige Unternehmen mit Just-in-time- oder Just-in-sequence-Produktion und hoher Abhängigkeit von Lieferterminen, denn gerade hier müssen Abweichungen in Auftragsbestätigungen sofort sichtbar sein.
Darüber hinaus profitieren auch Unternehmen mit vielen Lieferanten (international Lieferanten, unterschiedliche Formate, Sprachen, Layouts und PDF-Dateien per Email statt strukturierter Daten) und schnell wachsende Unternehmen, bei denen das Belegvolumen schneller steigt als das Team wächst., weil sich durch die Automatisierung Prozesse.
Die Voraussetzung ist, dass das Unternehmen über ein ERP-System (SAP ERP oder SAP S4/HANA) mit klaren strukturierten Bestell- und Stammdaten verfügt.
Typische Branchen, die einen hohen Nutzen aus der Automatisierung ziehen sind:
- Maschinen- & Anlagenbau
- Automotive & Zulieferer
- Bau & Baustoffhandel
- Einzel- & Großhandel
- Pharma & Chemie
- Logistik & Distribution
Der AB-Monitor dient zur Information der Einkäufer über die eigegangenen Auftragsbestätigungen. Außerdem ist er der Einstieg in die Bearbeitung der Auftragsbestätigungen, die nicht automatisch eingebucht werden konnten. Angezeigt werden alle Auftragsbestätigungen, die über das zentrale Postfach per E-Mail eingegangen sind oder die durch Einscannen von Auftragsbestätigungen in Papierform digitalisiert wurden und danach von ORDER CONFIRMATIONS+ verarbeitetet wurden. Durch Klick in die entsprechende Zeile kann eine bestimmte Auftragsbestätigung selektiert und anschließend in der Bearbeitungsoberfläche geöffnet werden.
Die Bearbeitungsoberfläche dient zur Bearbeitung der Auftragsbestätigungen, die auf Grund von Abweichungen oder Einstellungen nicht automatisch eingebucht werden können. Im linken Teil ist die Auftragsbestätigung zu sehen. Im rechten Teil der Bearbeitungsoberfläche wird eine Kombination aus den gelesenen Daten der Auftragsbestätigung und den erwarteten Daten der SAP-Bestellung (hellblau hinterlegt) angezeigt. Abweichungen sind gut sichtbar gekennzeichnet.
ORDER CONFIRMATIONS+ bietet eine komfortable Integration mit Outlook: Direkt aus der Bearbeitungsoberfläche können damit Widersprüche oder Stornierungen optimal eingeleitet werden. Dabei generiert die Software automatisch eine E-Mail an den Lieferanten, in der die Unterschiede zur Bestellung hervorgehoben sind. Die Auftragsbestätigung wird als Anlage angehängt. Diese vorbereitete E-Mail wird im Outlook-Ordner „Entwürfe“ des Anwenders abgelegt, der den Widerspruch ausgelöst hat. Der Anwender kann einen individuellen Text hinzufügen oder die E-Mail direkt versenden. Nach dem Versand aus Outlook wird die Widerspruchs-E-Mail in exakt der Form, in der sie verschickt wurde, als Anhang an der SAP-Bestellung abgelegt.
Ihre Vorteile durch die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit ORDER CONFIRMATIONS+
- Reduzierung manueller Erfassungsaufwände
- Automatischer Abgleich
- Umfangreiche Prüfroutinen
- Entlastung der Mitarbeiter
- Integration mit Outlook
- Nahtlose Integration mit SAP
- Komplette Dokumentation
- Effizienzsteigerung durch schnellere Durchlaufzeiten
Häufige Fragen zur automatischen Verarbeitung von Auftragsbestätigungen (FAQ)
„Was bedeutet Auftragsbestätigungen automatisch verarbeiten?“
ORDER CONFIRMATIONS+ versteht, prüft und verbucht Auftragsbestätigungen – und der Mensch greift nur ein, wenn etwas nicht passt: Relevante Daten werden automatisch extrahiert, z. B.: Bestellnummer, Artikelnummern, Mengen, Preise, Liefertermine… Auch unstrukturierte PDFs werden per OCR/KI gelesen. Die Daten der Auftragsbestätigung werden dann mit der ursprünglichen Bestellung im ERP-System verglichen: Stimmen Preise? Stimmen Mengen? Sind Liefertermine identisch? Liegt keine Abweichung vor, kann eine automatische Freigabe bzw. Verbuchung erfolgen. Abweichungen werden sichtbar gemacht und an Einkauf oder Disposition eskaliert. Alle Daten der Auftragsbestätigung werden direkt im ERP-System gespeichert und die Auftragsbestätigung wird revisionssicher archiviert. Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert.
„Können Auftragsbestätigungen aus PDF-Dateien und aus E-Mails automatisch erfasst werden?“
Ja, ORDER CONFIRMATIONS+ kann Auftragsbestätigungen, die als PDF-Datei als Anhang zu einer E-Mail im Unternehmen eingehen genauso automatisch verarbeiten wie Auftragsbestätigungen, die als Inhalte in einer Email ankommen.
„Funktioniert die automatische Verarbeitung auch bei Abweichungen?“
Ja, auch Auftragsbestätigungen, bei denen bei Liefertermin oder Gesamtpreis Abweichungen zur Bestellung vorliegen, können automatisch verarbeitet werden. Hierfür kann definiert werden, welche Abweichungen als noch akzeptabel angesehen werden.
„Ist die Lösung SAP-zertifiziert?“
Wir sind langjähriger SAP-Partner mit einer aktiven SAP PE Build Partnerschaft.
Video: Automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen mit ORDER CONFIRMATIONS+
Verschaffen Sie sich ein eigenes Bild davon!
Im Rahmen einer kostenlosen und unverbindlichen Online-Demonstration zeigen wir Ihnen, wie ORDER CONFIRMATIONS+ Auftragsbestätigungen für SAP automatisch verarbeitet und wie komfortabel das Handling bei der Bearbeitung von möglichen Abweichungen zwischen Auftragsbestätigung und SAP-Bestellung mit unserem Tool ist. In der nächsten Zeit stehen dafür verschiedene Termine zur Auswahl. Eine Anmeldung ist ganz einfach über den Email-Link möglich:
Webinar am
Freitag, 27.02.2026,
11.00–12.00 Uhr
Webinar am
Mittwoch, 11.03.2026,
11.00–12.00 Uhr
Webinar am
Donnerstag, 19.03.2026,
11.00–12.00 Uhr
Webinar am
Dienstag, 31.03.2026,
11.00–12.00 Uhr
Automatische Prüfroutinen
ORDER CONFIRMATIONS+ prüft, ob alle Positionen der Bestellung auch in der Auftragsbestätigung enthalten sind und ermittelt pro Position, ob die Einzelpreise stimmen, die Mengen richtig sind, der Gesamtpreis richtig errechnet wurde und ob der Liefertermin korrekt ist. Im nächsten Schritt werden auch Einkaufsbedingungen und Zahlungsbedingungen auf Übereinstimmung mit der Bestellung überprüft.
Konditionen, Rabatte, INCOTERMS
Dabei erkennt das Programm zusätzlich zu den sogenannten INCOTERMS auch weitere, individuell vereinbarte Regelungen, soweit diese konfiguriert sind: Die Software überprüft Auftragsbestätigungen beispielweise auf Positionsebene automatisch besondere Konditionen wie Metallteuerungszuschlag (MTZ) oder Energiekostenzuschlag (EKZ). ORDER CONFIRMATIONS+ berücksichtigt darüber hinaus auch Rabatte bzw. Mengenrabatte.
Optimierte Kommunikation
Mit dem Feature „Rückfragen“ können Anwender schnell und komfortabel auf Unklarheiten zu eingehenden Auftragsbestätigungen reagieren und zeitnah und mit wenigen Klicks die notwendigen Schritte erledigen. In die Bearbeitungsoberfläche von ORDER CONFIRMATIONS+ wurde hierfür ein zusätzlicher Button mit der Bezeichnung „Rückfrage“ integriert. Stößt ein Anwender bei der Bearbeitung einer eingehenden Auftragsbestätigung auf eine fehlerhafte oder unklare Rückmeldung kann über diesen Button eine Rückfrage an den BANF-Anforderer, den Disponenten, den Einkäufer oder die Einkäufergruppe der Bestellung oder an den betreffenden Lieferanten gestellt werden. Weitergehende Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier.
Perfekte Integration mit SAP
Die Software baut auf der SAP-Technologie auf und verwendet nur Standardschnittstellen. Damit ist neben der Aktualisierung der SAP-Bestellung auch eine direkte Aktualisierung des Einkaufs-Info-Satzes und auch eine Übertragung von Kopf- und Positionsnotizen direkt in die SAP®-Bestellung problemlos möglich. Es werden keine Modifikationen an der SAP-Software durchgeführt. Alle relevanten Dokumente werden automatisch abgelegt und rechtssicher archiviert.
Direkte Links in die SAP-Bestellung
Über einen Klick auf die Bestell-Nummer können Anwender direkt aus ORDER CONFIRMATIONS+ die passende SAP®-Bestellung öffnen. Ein Klick auf die Material-Nr. öffnet den Einkaufs-Info-Satz.
Statistikmodul ermöglicht Lieferantenbewertung
Anwender können über die Funktion „Statistik“ übersichtliche statistische Auswertungen zu verschiedenen signifikanten Fragestellungen im Bereich der Lieferantenbewertung, zur Funktionsweise von ORDER CONFIRMATIONS+ sowie ein allgemeines Bild über den Status aller eingegangenen Auftragsbestätigungen generieren lassen. Damit können Termin- und Preistreue der Lieferanten schnell ermittelt und übersichtlich ausgewertet werden.
Presseartikel: „Automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen für SAP“
In einem Presseartikel haben wir übersichtlich die Vorteile und das Leistungsspektrum von ORDER CONFIRMATIONS+ im Hinblick auf die automatische Verarbeitung von eingehenden Auftragsbestätigungen dargestellt. Hier geht es zum Artikel.
Gut zu wissen!
Alle unsere Software-Lösungen bieten wir zum Fixpreis an, der nach der Anzahl der Anwender gestaffelt ist. Auf Wunsch bieten wir einen umfassenden Wartungsvertrag an, der die Lösung jederzeit up-to-date hält. Weitere Informationen finden Sie unter Support.
Fazit: Auftragsbestätigungen in SAP automatisieren zahlt sich aus
Wer Auftragsbestätigungen automatisch in SAP verarbeiten möchte, reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern steigert Effizienz, Transparenz und Prozesssicherheit im Einkauf.
Die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP ist ein entscheidender Schritt in Richtung digitale und skalierbare Dokumentenprozesse.
Sie haben Interesse an weiterführenden Informationen?
Laden Sie einfach das aktuelle Produktblatt zu ORDER CONFIRMATIONS+ herunter. Auf Anfrage senden wir Ihnen auch gerne eine ausführliche Produktbeschreibung zu.
