Die manuelle Verarbeitung von Auftragsbestätigungen kostet Unternehmen täglich wertvolle Zeit. E-Mails öffnen, PDF-Dokumente prüfen, Daten ins ERP-System übertragen und Abweichungen kontrollieren – all das bindet Ressourcen und ist fehleranfällig.
Die Lösung: Auftragsbestätigungen automatisch verarbeiten.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die fünf wichtigsten Vorteile der automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und warum sich die Investition für Einkauf, Industrie und Großhandel besonders lohnt.
1. Enorme Zeitersparnis durch Automatisierung
Die manuelle Erfassung von Auftragsbestätigungen ist ein wiederkehrender, administrativer Prozess. Moderne Softwarelösungen können:
- PDF- und E-Mail-Anhänge automatisch auslesen
- relevante Daten wie Bestellnummer, Artikel, Mengen und Preise extrahieren
- Informationen direkt ins ERP-System übertragen
Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand um bis zu 70–90 %.
Ihre Mitarbeitenden gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben statt für Datenerfassung.
2. Weniger Fehler, höhere Datenqualität
Manuelle Eingaben führen häufig zu:
- Tippfehlern
- Zahlendrehern
- falschen Mengenangaben
- vergessenen Positionen
Eine automatisierte Verarbeitung minimiert diese Risiken erheblich.
Intelligente Systeme prüfen strukturierte Daten und sorgen für konsistente, valide Informationen im ERP-System.
Das Ergebnis:
Mehr Prozesssicherheit und weniger nachgelagerte Korrekturen.
3. Automatischer Bestellabgleich (PO-Matching)
Ein zentraler Vorteil der digitalen Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ist der automatische Abgleich mit der ursprünglichen Bestellung.
Die Software überprüft:
- Bestellnummer
- Artikelnummern
- Mengen
- Preise
- Liefertermine
Abweichungen werden automatisch markiert und an die zuständige Person weitergeleitet. So erkennen Unternehmen Preisänderungen oder Lieferverzögerungen frühzeitig – nicht erst bei der Rechnungsprüfung.
4. Schnellere Prozesse und bessere Lieferterminkontrolle
Wenn Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeitet werden, stehen aktualisierte Liefertermine sofort im ERP-System zur Verfügung.
Das verbessert:
- Produktionsplanung
- Disposition
- Lagersteuerung
- Kommunikation mit Kunden
Transparente Prozesse sorgen für mehr Planungssicherheit und erhöhen die Termintreue.
5. Skalierbarkeit und nachhaltige Kostensenkung
Mit steigender Belegmenge wächst ohne Automatisierung auch der Personalaufwand.
Durch die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen können Unternehmen:
- steigende Dokumentenvolumen problemlos bewältigen
- Prozesskosten pro Beleg deutlich senken
- wachsen, ohne zusätzliche Verwaltungsstellen aufzubauen
Die Investition amortisiert sich häufig bereits nach kurzer Zeit.
Wie funktioniert die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen?
Moderne Softwarelösungen nutzen Technologien wie:
- Dokumentenerkennung (OCR)
- KI-basierte Datenextraktion
- Regelbasierte Prüfmechanismen
- ERP-Integration
Eingehende Dokumente – per E-Mail, als PDF oder als eingescannte Papierdokumente – werden automatisch analysiert, geprüft und verarbeitet. Nur bei Abweichungen ist ein manueller Eingriff erforderlich.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Automatisierung?
Besonders profitieren:
- Industrieunternehmen
- Großhändler
- Unternehmen mit hohem Einkaufsvolumen
- Firmen mit vielen Lieferanten
Je höher das Belegaufkommen, desto größer der wirtschaftliche Effekt.
Fazit: Auftragsbestätigungen automatisch verarbeiten spart Zeit, Kosten und Nerven
Die Automatisierung von Auftragsbestätigungen ist ein entscheidender Schritt in Richtung digitale Prozessoptimierung.
Unternehmen profitieren von:
- deutlich reduzierter Bearbeitungszeit
- höherer Datenqualität
- automatischem Bestellabgleich
- besserer Lieferterminkontrolle
- nachhaltiger Kostensenkung
Wer seine Dokumentenprozesse modernisieren möchte, sollte die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen als strategische Investition betrachten – nicht nur als IT-Projekt.
