Kreditorenrechnungen mit INVOICE PROCESSING+ automatisch für SAP verarbeiten

Software-Lösung mit automatischer Prüfung der eingehenden Rechnungen, automatisierten Verarbeitungsmöglichkeiten für die Erzeugung eines Buchungsdatensatzes, den Import nach SAP und die Archivierung.

Rechnungen, die in Papierform im Unternehmen ankommen, werden eingescannt. Anschließend wird eine OCR-Erkennung durchgeführt. So entsteht pro Rechnung eine PDF-Datei mit Text-Layer. Auf der Basis der so erfassten Daten der Rechnung werden zunächst der Lieferant und dann die entsprechende Bestellung ermittelt.

Falls auf Grund von OCR-Fehlern die Bestellung nicht eindeutig bestimmt werden kann, bietet INVOICE PROCESSING+ in einem GUI die Rechnung und die möglichen Bestellungen zur Auswahl durch den Anwender an.

Anschließend wird die Rechnung durch INVOICE PROCESSING+ - unter Berücksichtigung der Lieferdaten - Position für Position mit der Bestellung verglichen.

Rechnungen, die bereits in digitaler Form vorliegen (z.B. im Rahmen von ZUGFerD) können natürlich auch verarbeitet werden. Für Rechnungen ohne Bestellbezug wird ein anderes Verfahren angewendet.

Nach der Analyse der Rechnungen werden die Rechnungsdaten in SAP erfasst. Wenn sich Abweichungen zu den Daten der Bestellung ergeben, wird die Rechnung vorerfasst und in SAP ein Workflow zur Klärung durch einen Mitarbeiter angestoßen. Rechnungen, die mit den Bestelldaten übereinstimmen, können direkt in SAP gebucht werden.

Optional wird auch der Rechnungsbeleg in eine PDF/A-Datei überführt um eine langfristige Wiederherstellungsmöglichkeit sicher zu stellen. Diese Datei wird als Anlage zur Bestellung abgelegt und kann von dort jederzeit geöffnet und angezeigt bzw. gedruckt werden. Wenn eine entsprechende Archiv-Software vorhanden ist, wird diese Datei über die SAP-Archive Link-Schnittstelle archiviert.

Optional ist auch die Einbeziehung eines Dienstleisters möglich. In diesem Fall erfolgt die komplette Verarbeitung der Eingangsrechnungen außer Haus!