Automatische Aufteilung einer Bestellung in mehrere E-Mails

Bei der Bestellung von technischen Gütern mit SAP per E-Mail kommt es oft vor, dass viele Dateien mitgesendet werden müssen. Unsere Software vereinfacht und beschleunigt diesen Prozess deutlich.

Der Versand von Bestellungen per E-Mail ist ideal, um Bestellungen möglichst schnell und einfach zu versenden und gleichzeitig den Eingang beim Lieferanten zu kontrollieren. Wenn im Anhang aber viele sehr große Dateien wie technische Zeichnungen, CAD-Datenaustauschdateien (DXF, STEP) und andere Dokumente mitgesendet werden, kann die zulässige Größe für Dateianhänge zu einer E-Mail beim Lieferanten schnell überschritten werden. Die dadurch notwendige manuelle Aufteilung der Bestellung in mehrere einzelne E-Mails durch den Einkäufer ist zeitintensiv und fehleranfällig.

Nach dem Auslösen einer Bestellung über SAP fügt das Programm alle notwendigen Dateien zu einer Bestellung automatisch hinzu und fasst die Anhänge zur einfacheren Handhabung zu einer ZIP-Datei zusammen. Imnächsten Schritt wird diese ZIP-Datei dann automatisch aufgeteilt und pro ZIP-Datei wird eine E-Mail generiert. Dadurch ist die automatisch Aufteilung der Bestellung in mehrere zusammenhängende E-Mails sichergestellt. In der Betreffzeile werden dabei die laufende Nummer der E-Mail sowie die Gesamtzahl der Dokumente automatisch eingefügt, sodass für den Lieferanten der Zusammenhang der E-Mails auf einen Blick sichtbar ist.

PURCHASE ORDERS+ bietet darüber hinaus auch weitergehende Unterstützung bei der Erstellung der Bestell-E-Mails sowie bei Dokumentation und Archivierung:

  • Bei der Erstellung der E-Mails können neben festen vorkonfigurierbaren Textbausteinen auch Variablen verwendet werden, die durch die Metadaten aus SAP (z.B. Bestell-Nr., Lieferant) jeweils aktuelle Werte erhalten.
  • Die Textbausteine können in verschiedenen Sprachen konfiguriert werden, die jeweils richtige Sprache wird automatisch anhand des Sprachkennzeichens im Lieferantenstamm auswählt.
  • Nach dem Versand werden alle E-Mails in exakt der Form, in der sie an den Lieferanten verschickt worden sind, abgespeichert und mit der entsprechenden Bestellung verlinkt.
  • Im SAP-System kann jederzeit die verschickte Bestellung mit allen Anlagen eingesehen werden.