Dokumente an SAP®-Bestellungen ablegen: Mit AttachToPurchaseOrder E-Mails und Dokumente automatisch als Anlage speichern

Per Knopfdruck, aus allen Microsoft Office-Programmen, Lotus Notes, LibreOffice/OpenOffice und PDF-Dateien.

Es kommt häufig vor, dass Dokumente, wie z.B. Gesprächsnotizen, Beschreibung bestimmter Abläufe, Besuchsberichte usw. angelegt werden, die zu einem bestimmten Projekt oder Vorgang gehören. Wenn es zu diesem Projekt bereits ein Objekt in SAP gibt, ist es wünschenswert diese Dokumente an diesem Objekt abzulegen, anstatt sie separat in einer Ordnerstruktur im Windows-Dateisystem zu verwalten. Am häufigsten ist das im Zusammenhang mit SAP-Bestellungen oder SAP-Anfragen der Fall.

Mit AttachToPurchaseOrder ist es nun möglich, solche Dokumente per Knopfdruck z.B. aus einer Office-Anwendung heraus direkt in SAP® an das passende Objekt in die Anlagenliste abzulegen.

Dieses Feature funktioniert aus allen Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, …) heraus, sowie aus Lotus Notes und LibreOffice/OpenOffice (Writer, Calc, Draw, …). Das gleiche gilt für PDF-Dateien aus dem Adobe Reader und anderen PDF-Viewern.

Außerdem können alle Arten von Dateien aus dem Windows Explorer per Knopfdruck im SAP-System abgelegt werden.

In allen Fällen ist es auch möglich, ein Dokument während dieses Vorgangs zu konvertieren (z.B. in eine PDF-Datei oder eine PDF/A-Datei) und erst danach in der konvertierten Form am jeweiligen SAP-Objekt abzulegen.

Auf Wunsch kann in diesem Zusammenhang auch die Archive Link-Schnittstelle bedient werden, so dass eine Archivierung in einer Datenbank möglich ist.

Unterscheidung von SAP-Bestellungen, -Anfragen und anderen Objekttypen

Beim Anhängen können unterschiedliche Objekttypen unterschieden werden, beispielsweise neben „echten“ SAP-Bestellungen z.B. auch Anfragen, Kontrakte und Retourenbestellungen.

Weitere Details zu dieser Lösung finden Sie hier: Dokumente und Emails an SAP®-Bestellungen ablegen