Viele Unternehmen stehen aus unterschiedlichen Gründen vor der Herausforderung, dass in den letzten Jahrzehnten ein großer Bestand an Zeichnungen zusammengekommen ist, der nun aus dem Format TIFF nach PDF umgewandelt werden soll. Der wichtigste Grund ist für die meisten Unternehmen, dass eine Vereinheitlichung der Neutralformate angestrebt wird. Möglicherweise muss aber auch ein altes Archiv abgeschaltet werden oder verschiedene vorhandene Archive sollen vereinheitlicht werden. Manchmal gibt es auch noch Mikrofilmarchive, deren Pflege und Unterhalt auf Dauer zu teuer werden, auch weil das nötige Material (z.B. Mikrofilmkarten) nicht mehr zu beschaffen ist.

Mit unserem Produkt „techdocpro – Technical Document Processor“ verfügen wir über ein langjährig erprobtes Software-Werkzeug, das auch bei der Migration von sehr großen Dateibeständen optimale Unterstützung bietet. Um eine möglichst hohe Konvertierungsrate zu erreichen, setzen wir verschiedene Methoden ein. Dazu zählen z.B. die automatische Auswahl des verwendeten TIFF-Parsers, die Reparatur fehlender oder falscher TIFF-Tags, Behandlung von unerwünschten Thumbnails, Behandlung mehrseitiger Dateien und einiges mehr.

Unser Leistungsangebot im Überblick:

Wir bieten verschiedene Software-Module an, die in Abstimmung mit dem Kunden an das jeweilige Projekt angepasst werden:

  • Konvertierung verschiedener Dateiformate nach PDF oder PDF/A, darunter auch TIFF. Unterstützung verschiedener PDF/A-Versionen.
  • Reparaturmechanismen für bestimmte Arten defekter TIFF-Dateien, um sie trotzdem konvertieren zu können, automatische Auswahl verschiedener TIFF-Parser
  • Verschiedene Trigger-Möglichkeiten aus SAP: Konvertierungsserver-Schnittstelle, SAP-Funktionsbaustein-Aufruf, Aufruf aus bestehendem SAP-Konvertierungsserver
  • Weitere Trigger-Möglichkeiten für Kundenumgebungen oder Dienstleister: Automatische Überwachung von Eingangsverzeichnissen (Unterverzeichnisse oder Dateien), Prozessaufrufe für einzelne Konvertierungen oder Stapelaufrufe
  • Checkout aus SAP, Checkin nach SAP, Unterstützung weiterer PDM-/ PLM-Systeme und Archive
  • Optionale Lastverteilung auf mehrere Server, Backup-Server.
  • Monitoring-Werkzeug der aktuell laufenden Konvertierungen über alle Server hinweg.
  • Journaldateien bereits erfolgter und fehlerhafter Konvertierungen

Projektbericht

"Migration Bestandsdaten“ im Bereich Netze der Deutschen Bahn AG

Die Deutsche Bahn AG realisierte mit Unterstützung der Advanced Software GmbH innerhalb kürzester Zeit die automatische Konvertierung von 4,4 Millionen Zeichnungen nach PDF/A.

Die Zeichnungen der Deutschen Bahn wurden im Dokumenten-Verwaltungssystem (DVS) von SAP verwaltet. Entsprechend musste die Steuerung der Migrationssoftware auch mit SAP integriert sein. Die Ergebnisse der Konvertierungen wurden automatisch wieder in SAP-DVS abgelegt.

Advanced Software setzte dazu die Software „techdocpro – Technical Document Processor“ ein.

Die Deutsche Bahn AG hat parallel dazu auch ihre Arbeitsprozesse umgestellt und setzt techdocpro weiterhin zur Erzeugung von PDF/A-Dateien ein. 

Hier geht es zum ausführlichen Projektbericht (PDF-Datei).

Vorteile des PDF-Formats

Generell hat das PDF-Format im Vergleich zum TIFF-Format eine Reihe von Vorteilen:

Bei neu zu erstellenden Dateien bietet PDF neben dem Rastermodus, der bei der Migration eingesetzt werden muss, auch den Textmodus mit Fonts und weiteren Gestaltungsmöglichkeiten und den Vektormodus, um z.B. Zeichnungen ohne Qualitätsverluste übernehmen zu können.

Außerdem ist Farbe von vorneherein im Standard vorgesehen, so dass Farbdateien sehr viel weniger Platz beanspruchen als bei TIFF, und auch sehr viel schneller zu verarbeiten sind.

PDF-Reader gibt es für alle Plattformen und PDF-Dateien können praktisch an jedem Arbeitsplatz geöffnet werden. Dagegen gibt es kaum noch kostenlose und qualitativ hochwertige TIFF-Viewer. Über das reine Viewen hinaus gibt es zudem viele Tools zur Bearbeitung und Kommentierung von PDF-Dateien. Das Gleiche gilt auch für die Weiterverarbeitung von PDF-Dateien zum Beispiel im Hinblick auf Stempeln, Signieren, Drucken.

Wichtig ist die Entscheidung, ob PDF oder eine der PDF/A-Versionen verwendet werden soll. Bei PDF/A muss man sich überlegen, welche Version am besten für die konkreten Anforderungen geeignet ist.

Wir unterstützen und beraten Sie gerne bei dieser Entscheidungsfindung.

Grundsätzlich ist folgende Überlegung wichtig: PDF/A ist notwendig für eine langfristig gesicherte Wiederherstellbarkeit, PDF punktet dagegen mit einfacher Handhabung und leicht verfügbaren Weiterverarbeitungsmöglichkeiten, z.B. Stempeln, Signieren etc.

Für die Archivierung der PDF-Dateien verwenden viele unserer SAP-Kunden unterschiedliche Datenbanken über die ArchiveLink-Schnittstelle.

Workshop und Stichprobenanalyse

Für die erfolgreiche Realisierung eines Migrationsprojektes sind zunächst eine Reihe von Vorüberlegungen notwendig. Aus diesem Grund stellen wir einen Workshop an den Anfang jedes Projektes, um die technischen Rahmenbedingungen zu klären.

Auch die Analyse einer aussagekräftigen Stichprobe, die den gesamten Zeitraum und die Entstehung der TIFF-Dateien berücksichtigt, ist für die erfolgreiche Planung eines Migrationsprojektes essenziell.

Mengengerüst, Dateiquellen und technischen Rahmenbedingungen

Zur Planung der Migration ist es wichtig, das Mengengerüst zu erfassen: Wie viele Dateien sollen migriert werden? Welche Dateiformate müssen berücksichtigt werden (TIFF-Varianten, CALS, weitere Rasterformate wie JPEG)? Woher kommen die Dateien (CAD-System, Scans von Handzeichnungen, Großformatscans, Mikrofilmscans, externe Dateien)?

Berücksichtigt werden sollte dabei auch die Größe des vorhandenen Dateibestands, um daraus ungefähr ableiten zu können, wie groß die neuen PDF-Dateien sein werden. Nur so kann man abschätzen, wie viel Platz im zukünftig genutzten Archivsystem gebraucht wird.

Auf Basis der Anzahl der zu migrierenden Dateien lässt sich auch ein Zeitrahmen für das Gesamtprojekt ableiten. Dabei müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden: Gibt es zeitliche Randbedingungen, die berücksichtigt werden müssen, wie z.B. ein Stichtag zur Abschaltung eines bestehenden Systems? Wie stark darf das Ziel-Archivsystem durch die Migration belastet werden? Daraus ergeben sich dann Möglichkeiten hinsichtlich der Parallelisierung und Ansteuerung der Migration, sowie Anforderungen an die Hardware.

Weiterhin müssen technische Rahmenbedingungen der TIFF-Dateien erfasst werden: Sind die vorliegenden TIFF-Dateien alle schwarz-weiß oder gibt es auch farbige Dateien, die konvertiert werden sollen? Welche Zeichnungsgrößen sind vorhanden? Der PDF-Standard unterstützt standardmäßig maximal Seitengrößen bis 5,04 m x 5,04 m. Sind die vorliegenden Dateien größer, müssen besondere Vorkehrungen getroffen werden.

Analyse des Altbestands und Definition neuer Arbeitsprozesse

Als einer der ersten Schritte ist auch eine Analyse der bestehenden Arbeitsprozesse sinnvoll. Möglicherweise zeigt sich in diesem Zusammenhang auch, dass im Zuge des Migrationsprojektes auch die Umstellung von Arbeitsprozessen notwendig ist. Denn die Migration des alten Datenbestands ist nur der erste Schritt. Parallel zur Migration muss auch der Prozess für die Dateierzeugung abgelöst werden, damit zukünftig neue Zeichnungen direkt als PDF-Dateien in den Dateibestand kommen.

In diesem Zusammenhang muss auch entschieden werden, was mit den alten TIFF-Dateien nach Abschluss der Migration geschehen soll. In den meisten Fällen empfehlen wir eine dauerhafte Archivierung. Das bietet für die Zukunft die zusätzliche Sicherheit, ein zweites Format aufgehoben zu haben. Zu den Nachteilen zählt der erhöhte Speicherbedarf und dass die TIFFs und die PDF/As nur klar definiert auseinander laufen dürfen (Versionierung).

Zeitliche Rahmenbedingungen und technische Ausgestaltung der Migration

Wie und wann sollen die Migrationen erfolgen? Soll die Migration im laufenden Betrieb parallel zum Tagesgeschäft „nebenbei“ erfolgen? Oder sollen die Dateien außerhalb des normalen Geschäftsbetriebs z.B. über Nacht migriert werden? Soll der Migrationsprozess automatisch anlaufen und nacheinander bestimmte definierte Dateimengen (Stapel) migrieren? Oder soll der Prozess ausschließlich manuell angestoßen werden?

Steht nur ein bestimmter Zeitraum zur Verfügung oder ist die Dauer der Migration unerheblich? Müssen die eigentlichen Konvertierungen - je nach Konzeption und Umfang der Migration - auch parallel auf mehreren Windows-Servern durchgeführt werden?

Optimale Überwachung bei allen Migrationsschritten

Unsere Software enthält praxiserprobte Monitoring-Möglichkeiten, die eine ständige Überwachung der Migration über alle Server hinweg erlauben und bei Unregelmäßigkeiten entsprechende Eingriffe ermöglichen. Außerdem führt die Software auftragsbezogene und summarische Fehler-Journale, die automatisiert ausgewertet werden können, um bei der großen Zahl von Konvertierungen sowohl einzelne Dateien als auch größere Mengen betrachten zu können.

Bei einer Migration ist in der Regel eine erfolgreiche Konvertierungsquote zwischen 98% und 100% erreichbar. In großen Datenbeständen sind so gut wie immer einzelne Dateien kaputt oder unvollständig oder wurden abweichend vom Standard abgelegt. Dieser Fehlerbestand kann entweder unkonvertiert in das neue Archivsystem überführt werden oder es kann alternativ mit einer genauen Analyse der aufgetretenen Fehler nach möglichen Ansätzen für Verbesserungen gesucht und in einem anschließenden Projekt soweit möglich der Rest konvertiert werden.

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