Sie möchten zukünftig:

  • SAP-Bestellungen automatisch mit allen Anlagen zusammenstellen
  • STEP- oder DXF-Dateien in die Bestellung integrieren
  • Inhaltsverzeichnis über die Bestellung automatisch generieren lassen
  • SAP-Bestellungen mit allen Anlagen automatisch per E-Mail an den richtigen Lieferanten versenden
  • Bestellformulare, Zeichnungen und andere Dokumente mit beliebigen Stempeln versehen

Dann ist PURCHASE ORDERS+ die richtige Lösung für Sie!

Insbesondere beim Einkauf von technischen Gütern müssen bei vielen SAP®-Bestellungen und Anfragen neben den eigentlichen Bestellformularen zusätzliche Informationen an den Lieferanten mitgeschickt werden. Dazu gehören technische Zeichnungen, CAD-Datenaustauschdateien (z.B. DXF oder STEP) sowie AGBs, Qualitätsanforderungen oder Versandanweisungen.

Wenn Sie Bestellungen über das SAP® ERP und das dazugehörige Modul für den Einkauf abwickeln, werden diese wichtigen Dokumente nicht automatisch ausgegeben. Stattdessen müssen sie entweder manuell über das PDM/PLM-System gedruckt oder mit einem separaten Prozess bereit gestellt werden. PURCHASE ORDERS+ für SAP-Bestellungen automatisiert diese Abläufe und bietet weitere wichtige Besonderheiten beim Handling der Bestellungen. Alle Merkmale des SAP-Bestellwesens bleiben dabei erhalten.

So entsteht als Ergebnis einer Bestellung automatisch eine Multi-Page-PDF-Datei, die alle Bestellformulare, ein aussagekräftiges Inhaltsverzeichnis, die Zeichnungen und alle sonstigen Dokumente enthält. Wenn zusätzlich STEP- oder DXF-Dateien mitgeschickt werden sollen, werden diese mit der kompletten Bestellung in eine ZIP-Datei gepackt.

 

"Seit etwa neun Jahren setzen wir die Produkte von Advanced Software für die Verarbeitung von Dokumenten im Zusammenhang mit SAP ein. Insbesondere nutzen wir die Lösungen zur Ausgabe von SAP-Fertigungsaufträgen und für die Zusammenstellung und den Versand von SAP-Bestellungen. Wir sind mit der Leistungsfähigkeit und Stabilität der Software sehr zufrieden und schätzen an der Zusammenarbeit mit Advanced Software, dass die Software-Lösungen kontinuierlich weiterentwickelt werden und unsere Wünsche dabei stets berücksichtigt werden."

Christian Odorfer, Betriebswirt M.A.
SAP Project Manager

NETZSCH-Gerätebau GmbH
BU Analyzing & Testing

Automatische Analyse des Materials und Auflösung der Stückliste

PURCHASE ORDERS+ verwendet das vorhandene Bestellformular. Es wird bei der Verarbeitung in eine PDF-Datei umgewandelt und an erster Stelle in die Ergebnisdatei eingefügt. Die Software analysiert automatisch das zu bestellende Material und stellt alle damit verknüpften Dokumente fest. Falls eine Stückliste vorhanden ist, wird diese - je nach Konfiguration - vollständig, gebremst oder bis zu einer bestimmten Stufe aufgelöst. Alle mit den Materialien verknüpften Dokumente werden festgestellt und in die Bestellung integriert. Außerdem alle Dokumente, die über eine Dokumentposition in der Stückliste enthalten sind. Weitere Dokumente (wie z.B. AGBs) können über einen konfigurierten Dokument-Info-Satz (DIS) definiert werden.

Auf Knopfdruck entsteht die komplette Bestellung mit allen Anlagen

Das Ergebnis der Verarbeitung der Bestellung ist eine E-Mail mit den zusätzlichen Dateien als Anhang. Die E-Mail enthält die richtige Adresse des Empfängers beim Lieferanten aus dem SAP-Lieferantenstamm. Der Betreff ist konfigurierbar und kann Variablen enthalten, die durch aktuelle Werte aus SAP ersetzt werden (z.B. Bestell-Nr., Lieferant, Einkäufer, etc.). Die Texte der E-Mail sind konfigurierbar. Sie können ebenfalls Variablen enthalten.

Zentrale Vorteile von PURCHASE ORDERS+

Integration

Die Software-Integration fügt sich nahtlos in die SAP-Nachrichtensteuerung ein, mit der Bestellungen, Anfragen und Bestell-Mahnungen ausgegeben werden. PURCHASE ORDERS+ verwendet als Add-on-Lösung nur Standardschnittstellen. Es werden keine Modifikationen an der SAP-Software durchgeführt. Alle Merkmale des SAP-Bestellwesens bleiben erhalten, wie z.B. Geltungsbereich für Anfragen, Bestellungen und Mahnungen von Bestellungen sowie Bestellformular, Genehmigungsverfahren und Lieferpläne.

Inhaltsverzeichnis

PURCHASE ORDERS+ erzeugt automatisch ein Inhaltsverzeichnis, in dem alle Dokumente aufgelistet sind, die in der Bestellung enthalten sind. Damit hat sowohl der Einkäufer als auch der Lieferant einen optimalen Überblick. Neben Namen bzw. Nummern der Dokumente und dem Status sind bei Fehlern oder Besonderheiten auch aussagekräftige Hinweise enthalten. Falls Dokumente fehlen, wird dies mit dem Grund vermerkt.

Stempel

Bestellformular, Zeichnungen und alle Dokumente, die als PDF-Datei verarbeitet werden, können mit einer beliebigen Anzahl an Stempeln versehen werden. Dazu können Metadaten aus dem PLM-System (z.B. Status, Bestell-Nr., etc.) ebenso herangezogen werden wie Systeminformationen (z.B. Username, Datum, Uhrzeit etc.). Die Stempel werden in Form von Wasserzeichen, Rand-, Bild- oder Barcodestempeln hinter der Zeichnung oder durchscheinend angebracht, so dass sowohl Zeichnungsinhalte als auch Stempel gut zu lesen sind.

Automatische Prüfung der Größe

Mit PURCHASE ORDERS+ kann die maximal erlaubte Größe einer E-Mail definiert werden. Wenn nötig, teilt die Software die Dateien dann automatisch auf mehrere ZIP-Dateien auf und erzeugt entsprechend viele E-Mails mit Anhängen. Im Betreff der E-Mail wird durch „(m/n)“ auf die aktuelle Mail und die insgesamt zur Bestellung gehörenden E-Mails hingewiesen. Falls regelmäßig in Outlook noch weitere Dateien angefügt werden sollen, kann per Konfiguration eine zusätzliche leere E-Mail angehängt werden, die dann genügend Platz für weitere Anhänge bietet.

Intelligentes Zeichnungsmanagement

Wenn innerhalb kurzer Zeit eine erneute Bestellung eines Materials beim selben Lieferanten ausgeführt wird und sich gegenüber der letzten Bestellung nichts geändert hat, werden die Zeichungen und Datenaustauschdateien nicht noch einmal mitgeschickt. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt aber ein entsprechender Eintrag mit dem Hinweis auf die letzte Bestellung und das Bestelldatum, an dem die Zeichnungen mitgeliefert wurden. Diese Funktion kann per Konfiguration zeitlich begrenzt werden. Wenn sich aber gegenüber der letzten Bestellung etwas geändert hat, werden die entsprechenden Dateien in jedem Fall mitgeliefert.

Information bei Zeichnungsänderungen

Hat sich die Zeichnung im Vergleich zu einer früheren Bestellung bei einem Lieferanten geändert, wird automatisch eine farbige Differenzansicht mitgeliefert. Diese dokumentiert alle Änderungen gegenüber der Vorgängerversion grafisch in unterschiedlichen Farben. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt ein entsprechender Hinweis. Damit kann der Lieferant alle Änderungen zur Vorgängerversion der Zeichnung deutlich erkennen.

Versand per SMTP oder über Outlook

Das Ergebnis der Verarbeitung der Bestellung ist eine E-Mail mit den zusätzlichen Dateien als Anhang. Je nach Nachrichtenart oder über eine adhoc Auswahl zum Zeitpunkt der Bestellung kann ausgewählt werden, ob die Bestellung direkt und automatisch über SMTP versendet werden soll oder ob sie im Ordner „Entwürfe“ des Einkäufers abgelegt wird. Dort kann der Einkäufer individuelle Änderungen machen oder auch noch zusätzliche Dateien aus dem Datei-System hinzuladen und dann die Bestellung versenden.

Anhänge zur Bestellung in Cloud hochladen

In Kürze wird darüber hinaus eine neue Option für PURCHASE ORDERS+ verfügbar sein, die es möglich macht, Anhänge zu einer Bestellung nicht mehr mit der E-Mail an den Lieferanten zu versenden, sondern in eine Cloud hochzuladen. Dem Lieferanten wird mit der Bestellung dann nur noch ein entsprechender Link mitgeschickt.

Automatische Ablage und Archivierung

Die E-Mail, die als Bestellung an den Lieferanten geht, wird exakt in dieser Form archiviert - mit allen manuellen Änderungen im Text und ggfs. weiteren Anhängen. Über eine Integration mit dem Mail-Server wird die E-Mail übernommen und im Format EML gespeichert. Anschließend wird sie als GOS-Objekt im KPRO abgelegt und mit der SAP-Bestellung verknüpft.

Sie haben Interesse an weitergehenden Informationen zu diesem Produkt?

Infomaterial

Auf Wunsch senden wir Ihnen gerne zusätzliche Informationen zu diesem Produkt zu.

Anfrage per Email

Online-Präsentation

Wir stellen Ihnen die Features dieses Produktes gerne kurzfristig im Rahmen einer Online-Präsentation vor.

Anfrage per Email

Persönliches Gespräch

Auch für ein persönliches Gespräch oder eine Produktvorstellung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Terminanfrage per Email

 

Trademark Attribution: SAP is the trademark or registered trademark of SAP SE in Germany and in several other countries.