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Verschaffen Sie sich einen eigenen Eindruck!

Den umfangreichen Funktionsumfang von ORDER CONFIRMATIONS+ und das komfortable Handling zeigen wir Ihnen gerne im Rahmen einer kostenlosen und unverbindlichen Online-Demonstration. Eine Anmeldung ist ganz einfach über den Email-Link möglich.

Wir zeigen Ihnen dabei kurz und komprimiert die wichtigsten Features von ORDER CONFIRMATIONS+, u.a. automatischer Abgleich mit den Daten der SAP-Bestellung, automatische Erkennung von möglichen Abweichungen, zentrales Eingangsbuch ("AB-Monitor"), Bestätigung von Auftragsbestätigungen mit nur einem Klick oder komplett "dunkel" buchen, vorgefertigte Emails für "Widerspruch" oder "Storno" mit allen relevanten Metadaten, Teil-Aktionen auf Positionsebene, direkter Absprung in die passende Bestellung oder in den Einkaufs-Info-Satz, Arbeit mit Kopf- und Positionsnotizen.

Referenten: Dipl.-Ing. Joachim Binder, Geschäftsführer und Pietro Bergamasco, Softwareentwickler

Effiziente Verarbeitung von Auftragsbestätigungen für SAP

Der Einsatz von ORDER CONFIRMATIONS+ bringt mehr Transparenz für Ihre Einkaufsprozesse, eine deutliche Entlastung von Routineaufgaben und mehr Zeit für anspruchsvolle Tätigkeiten und mehr Wertschöpfung im Einkauf!

  • Automatisch alle eingehenden Auftragsbestätigungen prüfen
  • Komplett mit der Bestellung übereinstimmende Auftragsbestätigungen werden automatisch in die entsprechende SAP-Bestellung eingetragen
  • Abweichende Auftragsbestätigungen können mit wenigen Klicks bearbeitet und die Bestellung angepasst werden
  • Automatischer Abgleich mit den Daten der SAP-Bestellung
  • Abweichungen zwischen Auftragsbestätigung und SAP-Bestellung automatisch erkennen
  • Vorgefertigte E-Mails für "Auftragsbestätigung widersprechen" oder "Bestellung stornieren" mit allen relevanten Daten
  • Teil-Aktionen auf Positionsebene möglich (zB einzelne Positionen widersprechen)
  • Perfekte Übersicht mit zentralem Eingangsbuch ("AB-Monitor")
  • Unkomplizierte Integration mit SAP® ermöglicht den direkten Absprung in die passende Bestellung oder in den Einkaufs-Info-Satz.
  • Kopf- und Positionsnotizen können direkt in die SAP®-Bestellung übertragen werden

Fokus auf aktuelle Herausforderungen: Lieferung und Liefertermine

Vor dem Hintergrund der aktuellen Problematik rund um Liefertermine und Lieferungen haben wir eine Reihe von neuen Features entwickelt und implementiert, mit denen die Arbeit mit eingehenden Auftragsbestätigungen im SAP-Umfeld auch vor dem Hintergrund der aktuellen weltweiten Ereignisse erleichtert wird:

  • Auftragsbestätigung ohne Liefertermin speichern. Mit dieser Erweiterung können Preise und Mengen mit ORDER CONFIRMATIONS+ schon bearbeitet und in der SAP-Bestellung aktualisiert werden, auch wenn kein Lieferdatum enthalten ist. Eingehende Auftragsbestätigungen können also in jedem Fall zumindest teilweise weiter bearbeitet werden, ohne zuerst eine Auftragsbestätigung mit Liefertermin anzumahnen.
  • Lieferdatumsangaben trennscharf prüfen und unterscheiden. Die Software erkennt und unterscheidet beim Abgleich der eingehenden Auftragsbestätigung mit der passenden SAP-Bestellung zwischen "Lieferdatum", "gewünschtem Lieferdatum" und "voraussichtlichem Lieferdatum".
  • Verschiedene Lieferadressen innerhalb einer Auftragsbestätigung. Innerhalb einer Auftragsbestätigung kann die Lieferadresse pro Position variieren. ORDER CONFIRMATIONS+ erkennt, wenn eine Abweichung der Lieferanschrift bei einzelnen Positionen vorliegt und zeigt diese an.

"Wir setzen seit rund zwei Jahren die Lösung ORDER CONFIRMATIONS+ ein und sind begeistert von der Zuverlässigkeit des Systems. Unsere Mitarbeiter möchten das Tool im täglichen Betrieb nicht mehr missen, weil Auftragsbestätigungen deutlich schneller geprüft und verarbeitet werden können. Die Einführung der Software hat sich für uns in jedem Fall gelohnt."

Dejan Vidovic

Purchase Manager & Customs Contact Officer
steute Technologies GmbH & Co. KG

Automatischer Abgleich zwischen Auftragsbestätigung und SAP-Bestellung

Die Prüfung und Bearbeitung von Auftragsbestätigungen in SAP® beansprucht einen erheblichen Teil der Arbeitszeit im Einkauf. Dabei ist die eigentliche Arbeit bereits erledigt und es geht nur darum, sicher zu stellen, dass die Vereinbarungen von den Lieferanten auch eingehalten werden. ORDER CONFIRMATIONS+ übernimmt als „Digital Assistant“ für den Einkauf den automatischen Abgleich zwischen einer Auftragsbestätigung und der passenden SAP-Bestellung und zeigt Abweichungen zuverlässig an. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Auftragsbestätigung als PDF-Datei oder in Papierform eingeht.

In der Bearbeitungsoberfläche wird die Auftragsbestätigung direkt neben den erwarteten Daten aus der passenden SAP-Bestellung und den ermittelten Daten aus der Auftragsbestätigung dargestellt. Abweichungen werden deutlich sichtbar gekennzeichnet. Die notwendigen Aktionen sind dann mit wenigen Klicks erledigt: Für Widerspruch oder Storno stellt das System vorgefertigte E-Mails mit allen nötigen Informationen bereit. Alle Daten werden in der SAP-Bestellung immer aktuell gehalten bzw. als Anlage abgelegt, so dass auch Vertretungen bzw. andere Abteilungen immer informiert sind.

Perfekte Übersicht mit dem "AB-Monitor" als zentrales Eingangsbuch

Der „AB-Monitor“ bietet als zentrales Eingangsbuch Disponenten und Einkäufern die perfekte Übersicht über alle eingegangenen Auftragsbestätigungen inklusive des aktuellen Satus in Tabellenform. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, verschiedene Filter zu nutzen, um beispielsweise nur die Auftragsbestätigungen aus einem bestimmten Zeitraum, nach Zuständigkeit oder Bearbeitungsstatus anzeigen zu lassen. Dadurch ergibt sich unter anderem eine gute Möglichkeit, im Falle einer Urlaubsvertretung die Auftragsbestätigungen von Kollegen verarbeiten zu können:

AB-Monitor ORDER CONFIRMATIONS+

Intuitive Handlungsoptionen

In der Benutzeroberfläche von ORDER CONFIRMATIONS+ sieht der Anwender im linken Teil die Auftragsbestätigung. Dazu stehen die beiden Reiter "PDF" und "E-Mail" zur Verfügung. Im rechten Teil sind die gefundenen Daten aus der AB und die erwarteten Daten der SAP-Bestellung einander zugeordnet. Abweichungen werden deutlich sichtbar gekennzeichnet. Wenn die Bestelldaten auf der rechten Seite mit der Maus „überfahren“ werden (hover), werden die entsprechenden Werte in der Auftragsbestätigung (links im Bild) farbig hinterlegt. Direkt aus dieser Oberfläche heraus kann der Einkäufer oder Disponent Änderungen akzeptieren, Teil-Bestätigungen erfassen (auf Positionsebene), einen Widerspruch absenden oder die Bestellung stornieren.

Benutzeroberfläche ORDER CONFIRMATIONS+ Reviewansicht

Bestellung ändern

Wenn der Einkäufer zu dem Schluss kommt, dass die in der Auftragsbestätigung ermittelte Abweichung zur eigentlichen Bestellung akzeptabel ist, kann er über die Schaltfläche „Akzeptieren & Bestellung ändern“ einfach und schnell die entsprechende Änderung der SAP-Bestellung durchführen. Die Auftragsbestätigung wird als Anlage zur Bestellung im SAP-System abgelegt, damit die Änderung jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Widerspruch einlegen

Falls sich der Anwender entscheidet, einen Widerspruch an den Lieferanten zu schicken, wird die Auftragsbestätigung mit den markierten Abweichungen als Anhang zu einer konfigurierbaren E-Mail zusammengestellt und per SMTP direkt versendet. Alternativ kann diese E-Mail auch in den Ordner „Entwürfe“ abgelegt werden. Damit hat der Einkäufer die Möglichkeit, einen individuellen Text zu ergänzen, bevor die E-Mail abgeschickt wird.

Bestellung stornieren

Als dritte Möglichkeit kann der Einkäufer die Bestellung stornieren. Er erhält dann automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit allen nötigen Daten und Informationen, die er direkt abschicken kann. Bei Bedarf ist die Änderung oder Ergänzung der E-Mail problemlos möglich. Die E-Mail wird – inklusive aller manuellen Änderungen – ebenfalls als Anlage an der Bestellung abgelegt und die Aktualisierung der SAP-Bestellung durchgeführt.

Zentrale Vorteile von ORDER CONFIRMATIONS+

Verarbeitung aller Eingangsformate

ORDER CONFIRMATIONS+ erlaubt die automatisierte Prüfung, Kontrolle und Verarbeitung von Auftragsbestätigungen für SAP - egal ob sie in Papierform (als Brief) oder in digitaler Form (als PDF im Anhang zu einer E-Mail) eingehen. Die Software verarbeitet jede Auftragsbestätigung direkt nach dem Eingang, ermittelt automatisch den richtigen Lieferanten und sucht die zur Auftragsbestätigung passenden Bestellung im SAP-System.

Automatische Prüfroutinen

Die Software prüft, ob alle Positionen der Bestellung enthalten sind und ermittelt pro Position, ob die Einzelpreise stimmen, die Mengen richtig sind, der Gesamtpreis richtig errechnet wurde und ob der Liefertermin korrekt ist. Im nächsten Schritt werden auch Einkaufsbedingungen und Zahlungsbedingungen auf Übereinstimmung mit der Bestellung überprüft. (Dabei erkennt das Programm zusätzlich zu den sogenannten INCOTERMS auch weitere, individuell vereinbarte Regelungen, soweit diese konfiguriert sind.)

Übersichtliche Darstellung

Im zentralen Eingangsbuch ("AB-Monitor") werden alle eingegangenen Auftragsbestätigungen (alle Standorte, alle Mitarbeiter) in übersichtlicher Tabellenform inklusive des jeweils aktuellen Status dargestellt. Über Filteroptionen haben Anwender die Möglichkeit, sich die Auftragsbestätigungen nach Zuständigkeit, Bearbeitungsstatus oder aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen.

Erlaubte Abweichungen definieren

Bei allen Prüfungen ist es möglich, Abweichungen zu definieren, innerhalb derer die Auftragsbestätigung immer noch als übereinstimmend angesehen wird. Dieses Delta kann absolut oder prozentual und in Kürze auch spezifisch für einzelne Lieferanten oder für bestimmte Warengruppen eingestellt werden.

Teil-Aktionen auf Positionsebene

Für jede Position der Auftragsbestätigung kann einzeln die nächste Aktion ausgewählt werden. Diese Auswahl der Aktion ist in der Benutzer-Oberfläche bequem und übersichtlich über ein Dropdown-Menü neben der entsprechenden Position möglich. Zusätzlich sieht der Anwender unten eine Zusammenfassung der einzelnen Aktionen und kann diese mit "Speichern" bestätigen.

Direkte Links in die SAP-Bestellung

Über einen Klick auf die Bestell-Nummer können Anwender direkt aus ORDER CONFIRMATIONS+ die passende SAP®-Bestellung öffnen. Ein Klick auf die Material-Nr. öffnet den Einkaufs-Info-Satz.

Konditionen, Rabatte, Incoterms

Die Software überprüft auf Positionsebene automatisch besondere Konditionen wie beispielweise hinsichtlich Metallteuerungszuschlag (MTZ) oder Energiekostenzuschlag (EKZ). ORDER CONFIRMATIONS+ berücksichtigt darüber hinaus auch Rabatte bzw. Mengenrabatte und Incoterms.

Perfekte Integration mit SAP

ORDER COMFIRMATIONS+ baut auf der SAP-Technologie auf und verwendet nur Standardschnittstellen. Damit ist neben der Aktualisierung der SAP-Bestellung auch eine direkte Aktualisierung des Einkaufs-Info-Satzes und auch eine Übertragung von Kopf- und Positionsnotizen direkt in die SAP®-Bestellung problemlos möglich. Es werden keine Modifikationen an der SAP-Software durchgeführt. 

Berechtigungssystem bleibt erhalten

Das Berechtigungssystem von ORDER CONFIRMATIONS+ basiert auf SAP-Benutzern. Vertretungen sind über SAP-Einkäufergruppen möglich. Der Zugriff auf die abgelegten Auftragsbestätigungen ist über die Berechtigungen auf die SAP-Bestellungen geregelt. Das Lieferantenbewertungssystem innerhalb von SAP bleibt auch bei Anpassungen der Bestellungen durch ORDER CONFIRMATIONS+ gültig.

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