Sie möchten zukünftig:

  • Bestellungen automatisch mit allen Anlagen zusammenstellen
  • STEP- oder DXF-Dateien in die Bestellung integrieren
  • Inhaltsverzeichnis über die Bestellung automatisch generieren lassen
  • Bestellungen mit allen Anlagen automatisch per E-Mail an den richtigen Lieferanten versenden
  • Bestelformulare, Zeichnungen und andere Dokumente mit beliebigen Stempen versehen

Dann ist PURCHASE ORDERS+ die richtige Lösung für Sie!

Insbesondere beim Einkauf von technischen Gütern müssen bei vielen SAP®-Bestellungen und Anfragen neben den eigentlichen Bestellformularen zusätzliche Informationen an den Lieferanten mitgeschickt werden. Dazu gehören technische Zeichnungen, CAD-Datenaustauschdateien (z.B. DXF oder STEP) sowie AGBs, Qualitätsanforderungen oder Versandanweisungen.

Wenn Sie Bestellungen über das SAP® ERP und das dazugehörige Modul für den Einkauf abwickeln, werden diese wichtigen Dokumente nicht automatisch ausgegeben. Stattdessen müssen sie entweder manuell über das PDM/PLM-System gedruckt oder mit einem separaten Prozess bereit gestellt werden. PURCHASE ORDERS+ für SAP-Bestellungen automatisiert diese Abläufe und bietet weitere wichtige Besonderheiten beim Handling der Bestellungen. Alle Merkmale des SAP-Bestellwesens bleiben dabei erhalten.

So entsteht als Ergebnis einer Bestellung automatisch eine Multi-Page-PDF-Datei, die alle Bestellformulare, ein aussagekräftiges Inhaltsverzeichnis, die Zeichnungen und alle sonstigen Dokumente enthält. Wenn zusätzlich STEP- oder DXF-Dateien mitgeschickt werden sollen, werden diese mit der kompletten Bestellung in eine ZIP-Datei gepackt.

Auf Knopfdruck entsteht die komplette Bestellung mit allen Anlagen:

SAP-Bestellung mit automatisch generierter Email und Anlagen

PURCHASE ORDERS+ verwendet das vorhandene Bestellformular. Es wird bei der Verarbeitung in eine PDF-Datei umgewandelt und an erster Stelle in die Ergebnisdatei eingefügt. Die Software analysiert automatisch das zu bestellende Material und stellt alle damit verknüpften Dokumente fest. Falls eine Stückliste vorhanden ist, wird diese - je nach Konfiguration - vollständig, gebremst oder bis zu einer bestimmten Stufe aufgelöst. Alle mit den Materialien verknüpften Dokumente werden festgestellt und in die Bestellung integriert. Außerdem alle Dokumente, die über eine Dokumentposition in der Stückliste enthalten sind. Weitere Dokumente (wie z.B. AGBs) können über einen konfigurierten Dokument-Info-Satz (DIS) definiert werden.

Das Ergebnis der Verarbeitung der Bestellung ist eine E-Mail mit den zusätzlichen Dateien als Anhang. Die E-Mail enthält die richtige Adresse des Empfängers beim Lieferanten aus dem SAP-Lieferantenstamm. Der Betreff ist konfigurierbar und kann Variablen enthalten, die durch aktuelle Werte aus SAP ersetzt werden (z.B. Bestell-Nr., Lieferant, Einkäufer, etc.). Die Texte der E-Mail sind konfigurierbar. Sie können ebenfalls Variablen enthalten.

Zentrale Vorteile von PURCHASE ORDERS+

Integration

Die Software-Integration fügt sich nahtlos in die SAP-Nachrichtensteuerung ein, mit der Bestellungen, Anfragen und Bestell-Mahnungen ausgegeben werden. PURCHASE ORDERS+ verwendet als Add-on-Lösung nur Standardschnittstellen. Es werden keine Modifikationen an der SAP-Software durchgeführt. Alle Merkmale des SAP-Bestellwesens bleiben erhalten, wie z.B. Geltungsbereich für Anfragen, Bestellungen und Mahnungen von Bestellungen sowie Bestellformular, Genehmigungsverfahren und Lieferpläne.

Inhaltsverzeichnis

PURCHASE ORDERS+ erzeugt automatisch ein Inhaltsverzeichnis, in dem alle Dokumente aufgelistet sind, die in der Bestellung enthalten sind. Damit hat sowohl der Einkäufer als auch der Lieferant einen optimalen Überblick. Neben Namen bzw. Nummern der Dokumente und dem Status sind bei Fehlern oder Besonderheiten auch aussagekräftige Hinweise enthalten. Falls Dokumente fehlen, wird dies mit dem Grund vermerkt.

Stempel

Bestellformular, Zeichnungen und alle Dokumente, die als PDF-Datei verarbeitet werden, können mit einer beliebigen Anzahl an Stempeln versehen werden. Dazu können Metadaten aus dem PLM-System (z.B. Status, Bestell-Nr., etc.) ebenso herangezogen werden wie Systeminformationen (z.B. Username, Datum, Uhrzeit etc.). Die Stempel werden in Form von Wasserzeichen, Rand-, Bild- oder Barcodestempeln hinter der Zeichnung oder durchscheinend angebracht, so dass sowohl Zeichnungsinhalte als auch Stempel gut zu lesen sind.

Automatische Aufteilung einer Bestellung in mehrere E-Mails

Durch die zusätzlichen Dateien kann die beim Lieferanten oder beim Einkäufer erlaubte maximale Größe einer E-Mail leicht überschritten werden. PURCHASE ORDERS+ teilt die Dateien automatisch auf mehrere ZIP-Dateien auf und erzeugt entsprechend viele E-Mails, in die die Anhänge eingefügt werden. Im Betreff der E-Mail wird durch „(m/n)“ auf die aktuelle Mail und die insgesamt zur Bestellung gehörenden E-Mails hingewiesen. Falls regelmäßig in Outlook noch weitere Dateien angefügt werden sollen, kann per Konfiguration eine zusätzliche leere E-Mail angehängt werden, die dann genügend Platz für weitere Anhänge bietet. Diese über Outlook aus dem Dateisystem angehängten Dateien werden von PURCHASE ORDERS+ nicht verarbeitet sondern im ursprünglichen Dateiformat belassen und auch nicht gestempelt. Sie sind aber Bestandteil der archivierten Mail.

Erneute Bestellung eines Materials beim selben Lieferanten

Wenn innerhalb kurzer Zeit eine erneute Bestellung eines Materials beim selben Lieferanten ausgeführt wird, ist es für den Lieferanten schwierig festzustellen, ob sich gegenüber der letzten Bestellung etwas verändert hat. PURCHASE ORDERS+ bietet für diesen Fall die folgenden Routinen: Wenn sich gegenüber der letzten Bestellung nichts geändert hat, werden die Zeichnungen und die CAD-Datenaustauschdateien nicht noch einmal mitgeschickt. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt aber ein entsprechender Eintrag mit dem Hinweis auf die letzte Bestellung und das Bestelldatum, an dem die Zeichnungen mitgeliefert wurden. Diese Funktion kann per Konfiguration zeitlich begrenzt werden. Wenn sich aber gegenüber der letzten Bestellung etwas geändert hat, werden die entsprechenden Dateien in jedem Fall mitgeliefert. Zusätzlich werden dann - falls vorhanden - Differenzansichten (Zusatzoption, keine Standardfunktionalität) in die Bestellung eingefügt, die alle Änderungen gegenüber der Vorgängerversion grafisch in unterschiedlichen Farben dokumentieren. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt ein entsprechender Hinweis.

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