Sie möchten zukünftig:

  • Eingehende Auftragsbestätigungen automatisch prüfen
  • Automatisch korrekte Auftragsbestätigungen bestätigen
  • Abweichungen zwischen Auftragsbestätigung und Bestellung automatisch erkennen
  • Vordefinierte Prozesse und Emails nutzen für "Auftragsbestätigung widersprechen" oder "Bestellung stornieren"

Dann ist ORDER CONFIRMATIONS+ die richtige Lösung für Sie!

Die Prüfung von Auftragsbestätigungen beansprucht einen erheblichen Teil der Arbeitszeit im Einkauf. Dabei ist die eigentliche Arbeit bereits erledigt und es geht nur darum, sicher zu stellen, dass die Vereinbarungen von den Lieferanten auch eingehalten werden.

ORDER CONFIRMATIONS+ nimmt dem Einkauf diese unnötige Arbeit ab und fungiert als "Digital Assistant" für die Anwender. Die Software verfügt - im Unterschied zu herkömmlichen OCR-Lösungen - über künstliche Intelligenz und kann dadurch ohne langwierige Anlernprozesse mit der Verarbeitung der Auftragsbestätigungen starten. So gelingt ORDER CONFIRMATION+ die Zuordnung einer Auftragsbestätigung zum richtigen Lieferanten und zur richtigen Bestellung in mehr als 95% der Fälle!

Um dennoch auch Auftragsbestätigungen verarbeiten zu können, die in Papier-Form eingehen, ist in ORDER CONFIRMATIONS+ zusätzlich ein leistungsfähiges und langjährig erprobtes Modul zur OCR-Verarbeitung integriert.

Damit kann die Software wirklich 100% der anfallenden Auftragsbestätigungen verarbeiten.

Intuitive Handlungsoptionen bei nicht erlaubten Abweichungen

Die Software arbeitet im Hintergrund und meldet sich nur bei Abweichungen von der Bestellung, wenn eine Entscheidung nötig ist. Die notwendigen Aktionen sind mit wenigen Klicks erledigt. Bei Widerspruch und Storno werden vorgefertigte E-Mails mit allen nötigen Informationen bereitgestellt. Alle Daten werden in der SAP-Bestellung immer aktuell gehalten bzw. als Anlage abgelegt, so dass auch Vertretungen bzw. andere Abteilungen immer informiert sind. Dadurch amortisiert sich die Software bereits innerhalb des ersten Jahres allein auf der Basis der eingesparten Arbeitszeitkosten und bietet wertvollen Freiraum, der zu intensiveren Verhandlungen und für die Suche nach neuen Lieferanten genutzt werden kann.

In der Benutzeroberfläche von ORDER CONFIRMATIONS+ sieht der Anwender die Auftragsbestätigung übersichtlich direkt neben der passenden SAP-Bestellung. Abweichungen werden deutlich sichtbar gekennzeichnet. Wenn die Bestelldaten auf der rechten Seite mit der Maus „überfahren“ werden (hover), wer-den die entsprechenden Werte in der Auftragsbestätigung (links im Bild) farbig hinterlegt. Direkt aus dieser Oberfläche heraus kann der Einkäufer oder Disponent Änderungen akzeptieren, Teiil-Bestätigungen erfassen (auf Positionsebene), einen Widerspruch absenden oder die Bestellung stornieren. 

Bestellung ändern

Wenn der Einkäufer zu dem Schluss kommt, dass die in der Auftragsbestätigung ermittelte Abweichung zur eigentlichen Bestellung akzeptabel ist, kann er über die Schaltfläche „Akzeptieren & Bestellung ändern“ einfach und schnell die entsprechende Änderung der SAP-Bestellung durchführen. Die Auftragsbestätigung wird als Anlage zur Bestellung im SAP-System abgelegt, damit die Änderung jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Widerspruch einlegen

Falls sich der Anwender entscheidet, einen Widerspruch an den Lieferanten zu schicken, wird die Auftragsbestätigung mit den markierten Abweichungen als Anhang zu einer konfigurierbaren E-Mail zusammengestellt und per SMTP direkt versendet. Alternativ kann diese E-Mail auch in den Ordner „Entwürfe“ abgelegt werden. Damit hat der Einkäufer die Möglichkeit, einen individuellen Text zu ergänzen, bevor die E-Mail abgeschickt wird.

Bestellung stornieren

Als dritte Möglichkeit kann der Einkäufer die Bestellung stornieren. Er erhält dann automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit allen nötigen Daten und Informationen, die er direkt abschicken kann. Bei Bedarf ist die Änderung oder Ergänzung der E-Mail problemlos möglich. Die E-Mail wird – inklusive aller manuellen Änderungen – ebenfalls als Anlage an der Bestellung abgelegt und die Aktualisierung der SAP-Bestellung durchgeführt.

Zentrale Vorteile von ORDER CONFIRMATIONS+

Verarbeitung aller Eingangsformate

ORDER CONFIRMATIONS+ erlaubt die automatisierte Prüfung, Kontrolle und Verarbeitung von Auftragsbestätigungen - egal ob sie in Papierform (Brief oder Fax), in digitaler Form (als PDF im Anhang zu einer E-Mail) oder über weitere Kanäle eingehen (z.B. EDI).

Automatische Prüfroutinen

Die Software verarbeitet jede Auftragsbestätigung direkt nach dem Eingang, ermittelt automatisch den richtigen Lieferanten und sucht die zur Auftragsbestätigung passenden Bestellung im SAP-System. Danach wird geprüft, ob alle Positionen der Bestellung enthalten sind und pro Position ermittelt, ob die Einzelpreise stimmen, die Mengen richtig sind, der Gesamtpreis richtig errechnet wurde und ob der Liefertermin korrekt ist.

Übersichtliche Darstellung

Im Rahmen einer Tabellenform werden alle eingegangenen Auftragsbestätigungen (alle Standorte, alle Mitarbeiter) inklusive des jeweils aktuellen Status dargestellt. Über Filteroptionen haben Anwender die Möglichkeit, sich die Auftragsbestätigungen nach Zuständigkeit, Bearbeitungsstatus oder aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen zu lassen.

Erlaubte Abweichungen definieren

Bei allen Prüfungen ist es möglich, Abweichungen zu definieren, innerhalb derer die Auftragsbestätigung immer noch als übereinstimmend angesehen wird. Dieses Delta kann absolut oder prozentual und sowohl spezifisch für einzelne Lieferanten als auch für bestimmte Warengruppen eingestellt werden.

Teil-Bestätigungen möglich

Über Schieberegler besteht mit ORDER CONFIRMATIONS+ die Möglichkeit, nur einzelne Positionen aus der Auftragsbestätigung zu bestätigen. Die restlichen Positionen der Bestellung bleiben davon unberührt.

Direkte Links in die SAP-Bestellung

Über einen Klick auf die Bestell-Nummer können Einkäufer und Disponenten aus der Benachrichtigungs-E-Mail oder aus der Bearbeitungs-Oberfläche direkt die passende SAP-Bestellung öffnen. In Kürze wird darüber hinaus auch ein direkter Link zum Einkaufs-Info-Satz verfügbar sein.

Konditionen, Rabatte, Incoterms

Die Software überprüft auf Positionsebene automatisch besondere Konditionen wie beispielweise hinsichtlich Metallteuerungszuschlag (MTZ) oder Energiekostenzuschlag (EKZ). ORDER CONFIRMATIONS+ berücksichtigt darüber hinaus auch Rabatte bzw. Mengenrabatte und Incoterms.

Perfekte Integration mit SAP

ORDER COMFIRMATIONS+ baut auf der SAP-Technologie auf und verwendet nur Standardschnittstellen. Es werden keine Modifikationen an der SAP-Software durchgeführt. Die Software arbeitet so weit wie möglich im Hintergrund und meldet sich nur dann beim zuständigen Einkäufer, wenn eine Entscheidung notwendig ist.

Berechtigungssystem bleibt erhalten

Das Berechtigungssystem von ORDER CONFIRMATIONS+ basiert auf SAP-Benutzern. Vertretungen sind über SAP-Einkäufergruppen möglich. Der Zugriff auf die abgelegten Auftragsbestätigungen ist über die Berechtigungen auf die SAP-Bestellungen geregelt. Das Lieferantenbewertungssystem innerhalb von SAP bleibt auch bei Anpassungen der Bestellungen durch ORDER CONFIRMATIONS+ gültig.

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