For many SAP® orders and inquiries, additional information must be sent to the supplier. These include technical drawings, CAD data exchange files (for example, DXF or STEP) as well as GTCs, quality requirements or shipping instructions. The drawings and CAD files are dependent on the material, GTCs and other documents on the supplier (e.g., language label or country). If you process orders via SAP® ERP and the corresponding module for purchasing, these important documents are not emitted automatically. Instead, all the necessary drawings, terms and conditions or quality guidelines must either be printed manually by the purchasers via the PDM / PLM system or provided with a separate process.

In addition, the challenge for purchasing with SAP is that technical documents can only be sent if they have a corresponding release status. When changes are made to parts that have been ordered, it is therefore necessary to check each time whether these documents have changed since the last purchase order and must be adapted accordingly for the current purchase order. The archiving of the purchase order in exactly the form in which it was sent to the supplier is also very important for the purchasing process, so that the correct documents are available for inspection in the event of defective deliveries. In addition, there are very practical problems with e-mail shipping, e.g. the size of the attachments or the layout of the texts in different languages. All of these transactions are not supported by the SAP ordering system, which leads to a considerable additional workload in Purchasing.

Our product PURCHASE ORDERS+ offers solutions for these challenges and helps to optimize the handling of the orders. All the characteristics of the SAP ordering system are retained!

The complete order is packed with PURCHASE ORDERS+ in a ZIP file.

As result of the order, a multi-page PDF file is created containing all order forms, a meaningful table of contents, drawings and other documents.

If additional STEP or DXF files are to be sent, they are packed into a ZIP file with the complete order (multi-page PDF file).

This file is prepared as an attachment with an e-mail, whereby the e-mail address of the contact person is fetched from the SAP vendor master at the vendor. The subject of the e-mail as well as the text is freely configurable. In addition to fixed text modules, they can also contain placeholders for metadata (e.g., order number, name of the customer, etc.).

The e-mail is stored in the "Drafts" folder of the Purchaser. This allows him to edit the e-mail individually and then send it.

Other processing alternatives are also possible:

  • Direct shipping from the server to the supplier via SMTP.
  • Print or export to a folder.

As a purchaser you benefit from the elimination of the necessary manual activities and the associated sources of error. At the same time, despite the automated composition of the order with drawings and documents, individual interventions by the SAP user or approval procedures remain possible!

Integration

Die Software-Integration fügt sich nahtlos in die SAP-Nachrichtensteuerung ein, mit der Bestellungen, Anfragen und Bestell-Mahnungen ausgegeben werden. PURCHASE ORDERS+ verwendet als Add-on-Lösung nur Standardschnittstellen. Es werden keine Modifikationen an der SAP-Software durchgeführt. Alle Merkmale des SAP-Bestellwesens bleiben erhalten, wie z.B. Geltungsbereich für Anfragen, Bestellungen und Mahnungen von Bestellungen sowie Bestellformular, Genehmigungsverfahren und Lieferpläne.

Inhaltsverzeichnis

PURCHASE ORDERS+ erzeugt automatisch ein Inhaltsverzeichnis, in dem alle Dokumente aufgelistet sind, die in der Bestellung enthalten sind. Damit hat sowohl der Einkäufer als auch der Lieferant einen optimalen Überblick. Neben Namen bzw. Nummern der Dokumente und dem Status sind bei Fehlern oder Besonderheiten auch aussagekräftige Hinweise enthalten. Falls Dokumente fehlen, wird dies mit dem Grund vermerkt.

Stempel

Bestellformular, Zeichnungen und alle Dokumente, die als PDF-Datei verarbeitet werden, können mit einer beliebigen Anzahl an Stempeln versehen werden. Dazu können Metadaten aus dem PLM-System (z.B. Status, Bestell-Nr., etc.) ebenso herangezogen werden wie Systeminformationen (z.B. Username, Datum, Uhrzeit etc.). Die Stempel werden in Form von Wasserzeichen, Rand-, Bild- oder Barcodestempeln hinter der Zeichnung oder durchscheinend angebracht, so dass sowohl Zeichnungsinhalte als auch Stempel gut zu lesen sind.

Automatische Aufteilung einer Bestellung in mehrere E-Mails

Durch die zusätzlichen Dateien kann die beim Lieferanten oder beim Einkäufer erlaubte maximale Größe einer E-Mail leicht überschritten werden. PURCHASE ORDERS+ teilt die Dateien automatisch auf mehrere ZIP-Dateien auf und erzeugt entsprechend viele E-Mails, in die die Anhänge eingefügt werden. Im Betreff der E-Mail wird durch „(m/n)“ auf die aktuelle Mail und die insgesamt zur Bestellung gehörenden E-Mails hingewiesen. Falls regelmäßig in Outlook noch weitere Dateien angefügt werden sollen, kann per Konfiguration eine zusätzliche leere E-Mail angehängt werden, die dann genügend Platz für weitere Anhänge bietet. Diese über Outlook aus dem Dateisystem angehängten Dateien werden von PURCHASE ORDERS+ nicht verarbeitet sondern im ursprünglichen Dateiformat belassen und auch nicht gestempelt. Sie sind aber Bestandteil der archivierten Mail.

Erneute Bestellung eines Materials beim selben Lieferanten

Wenn innerhalb kurzer Zeit eine erneute Bestellung eines Materials beim selben Lieferanten ausgeführt wird, ist es für den Lieferanten schwierig festzustellen, ob sich gegenüber der letzten Bestellung etwas verändert hat. PURCHASE ORDERS+ bietet für diesen Fall die folgenden Routinen: Wenn sich gegenüber der letzten Bestellung nichts geändert hat, werden die Zeichnungen und die CAD-Datenaustauschdateien nicht noch einmal mitgeschickt. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt aber ein entsprechender Eintrag mit dem Hinweis auf die letzte Bestellung und das Bestelldatum, an dem die Zeichnungen mitgeliefert wurden. Diese Funktion kann per Konfiguration zeitlich begrenzt werden. Wenn sich aber gegenüber der letzten Bestellung etwas geändert hat, werden die entsprechenden Dateien in jedem Fall mitgeliefert. Zusätzlich werden dann - falls vorhanden - Differenzansichten (Zusatzoption, keine Standardfunktionalität) in die Bestellung eingefügt, die alle Änderungen gegenüber der Vorgängerversion grafisch in unterschiedlichen Farben dokumentieren. Im Inhaltsverzeichnis erfolgt ein entsprechender Hinweis.

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