*** COMING SOON! ***

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen (Erfassung, Kontrolle, Verbuchung, Ablage, etc.) nimmt in jedem Unternehmen sehr viel Arbeitszeit in Anspruch. Unsere Lösung INVOICE PROCESSING+ hilft Ihnen dabei, die Rechnungsverarbeitung deutlich kostengünstiger und schneller zu machen. Das System eignet sich gleichermaßen für die automatisierte Verarbeitung von Papierrechnungen als auch für die Bearbeitung von elektronisch übermittelten Eingangsrechnungen sowie für Rechnungen, die über die elektronischen Austauschstandards wie EDIFACT und ZUGFeRD übermittelt werden.

Unsere Zielsetzung ist es, durch die automatisierte Verarbeitung der Rechnungen die Fehlerquote durch manuelle Zuordnung weitestgehend zu minimieren und gleichzeitig eine erhebliche Einsparung von Arbeitszeit zu erreichen, indem die Mitarbeiter im Rechnungswesen von unnötigen manuellen Arbeitsabläufen entlastet werden.

Unsere Software-Lösung ist deutlich weniger fehleranfällig, da jede Rechnung automatisch zu 100% mit der Bestellung verglichen und gezielt auf mögliche Abweichungen hin untersucht wird. Falls Abweichungen erkannt werden, wird der zuständige Mitarbeiter automatisiert auf das Problem hingewiesen und kann die nötigen Schritte vornehmen. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf die Vorgänge konzentrieren, die wegen Fehlern oder Unterschieden nachbearbeitet werden müssen und sparen sich die Arbeitszeit bei allen Rechnungen, die komplett mit der Bestellung übereinstimmen.

Erfassung

Rechnungen, die in Papierform im Unternehmen ankommen, werden im ersten Schritt digitalisiert, indem sie eingescannt werden. Rechnungen, die bereits in digitaler Form vorliegen (z.B. im Rahmen von ZUGFerD) können natürlich auch weiterverarbeitet werden. Im nächsten Schritt wird eine OCR-Erkennung durchgeführt. Auf diese Weise entsteht pro Rechnung eine PDF-Datei mit Text-Layer.

Verarbeitung

Die so erfassten Daten werden über einen Abgleich mit den Stammdaten von SAP® verifiziert. Rechnungen, zu denen keine Bestellung vorliegt oder bei denen sich Abweichungen von den ermittelten Bestelldaten ergeben, werden in einen anderen Programmteil überführt, der die Rechnung mit den ermittelten Daten und den dazu möglicherweise passenden Bestellungen nebeneinander anzeigt. Hierdurch sind manuelle Eingriffe möglich, um eine exakte Verbuchung aller Rechnungen sicherzustellen.

Ablage

Nachdem alle Rechnungen eines Rechnungslaufs verarbeitet wurden, werden die zugeordneten Rechnungen im SAP-System vorerfasst oder auf Wunsch bei kompletter Übereinstimmung mit der Bestellung auch komplett verbucht. Das gescannte Abbild der Rechnung wird als Anhang zum Rechnungsbeleg in die Anlagenliste übernommen.

Option: Einbindung eines Dienstleisters

Die komplette Verarbeitung der Eingangsrechnungen mit INVOICE PROCESSING+ kann auch durch Einbeziehung eines Dienstleisters komplett außer Haus durchgeführt werden. Dabei werden die Rechnungen innerhalb des Unternehmens nur noch mit einem Eingangsstempel versehen und gesammelt. In einem je nach Rechnungsaufkommen frei definierbaren Zeitraum (z.B. einmal pro Tag, alle zwei Tage, einmal pro Woche) werden die Originalrechnungen an einen externen Dienstleister übergeben.

Dort werden die eingegangenen Rechnungen vollständig bearbeitet:

  • Sowohl Papierrechnungen als auch elektronisch eingegangene, digital vorliegende Rechnungen werden wie oben beschrieben automatisch mit INVOICE PROCESSING+ zugeordnet.
  • Falls bei nicht eindeutig zuzuordnenden Rechnungen manuelle Eingriffe notwendig sind, werden diese durch den Dienstleister übernommen.
  • Das Unternehmen erhält alle Eingangsrechnungen verarbeitet zurück.

Für das Unternehmen ergibt sich bei dieser Option der Vorteil, dass ohne Investitionskosten sofortige Einsparungen realisiert werden können, da die Abrechnung pro verarbeiteter Rechnung zum Fixpreis erfolgt, der in jedem Fall niedriger ist als die bisherigen Arbeitskosten für die manuelle Rechnungsverarbeitung!

Sie haben Interesse an weitergehenden Informationen zu diesem Produkt?

Infomaterial

Auf Wunsch senden wir Ihnen gerne zusätzliche Informationen zu diesem Produkt zu.

Anfrage per Email

Online-Präsentation

Wir stellen Ihnen die Features dieses Produktes gerne kurzfristig im Rahmen einer Online-Präsentation vor.

Anfrage per Email

Persönliches Gespräch

Auch für ein persönliches Gespräch oder eine Produktvorstellung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Terminanfrage per Email

Trademark Attribution: SAP and SAP ERP are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and in several other countries.