Sie möchten zukünftig:

  • Bestellungen automatisch mit allen Anlagen zusammenstellen
  • STEP- oder DXF-Dateien in die Bestellung integrieren
  • Inhaltsverzeichnis über die Bestellung automatisch generieren lassen
  • Bestellungen mit allen Anlagen automatisch per E-Mail an den richtigen Lieferanten versenden
  • Bestelformulare, Zeichnungen und andere Dokumente mit beliebigen Stempen versehen

Dann ist PURCHASE ORDERS+ die richtige Lösung für Sie!

Insbesondere beim Einkauf von technischen Gütern müssen bei vielen SAP®-Bestellungen und Anfragen neben den eigentlichen Bestellformularen zusätzliche Informationen an den Lieferanten mitgeschickt werden. Dazu gehören technische Zeichnungen, CAD-Datenaustauschdateien (z.B. DXF oder STEP) sowie AGBs, Qualitätsanforderungen oder Versandanweisungen.

Wenn Sie Bestellungen über das SAP® ERP und das dazugehörige Modul für den Einkauf abwickeln, werden diese wichtigen Dokumente nicht automatisch ausgegeben. Stattdessen müssen sie entweder manuell über das PDM/PLM-System gedruckt oder mit einem separaten Prozess bereit gestellt werden. PURCHASE ORDERS+ für SAP-Bestellungen automatisiert diese Abläufe und bietet weitere wichtige Besonderheiten beim Handling der Bestellungen. Alle Merkmale des SAP-Bestellwesens bleiben dabei erhalten.

So entsteht als Ergebnis einer Bestellung automatisch eine Multi-Page-PDF-Datei, die alle Bestellformulare, ein aussagekräftiges Inhaltsverzeichnis, die Zeichnungen und alle sonstigen Dokumente enthält. Wenn zusätzlich STEP- oder DXF-Dateien mitgeschickt werden sollen, werden diese mit der kompletten Bestellung in eine ZIP-Datei gepackt.

Auf Knopfdruck entsteht die komplette Bestellung mit allen Anlagen:

SAP-Bestellung mit automatisch generierter Email und Anlagen

PURCHASE ORDERS+ verwendet das vorhandene Bestellformular. Es wird bei der Verarbeitung in eine PDF-Datei umgewandelt und an erster Stelle in die Ergebnisdatei eingefügt. Die Software analysiert automatisch das zu bestellende Material und stellt alle damit verknüpften Dokumente fest. Falls eine Stückliste vorhanden ist, wird diese - je nach Konfiguration - vollständig, gebremst oder bis zu einer bestimmten Stufe aufgelöst. Alle mit den Materialien verknüpften Dokumente werden festgestellt und in die Bestellung integriert. Außerdem alle Dokumente, die über eine Dokumentposition in der Stückliste enthalten sind. Weitere Dokumente (wie z.B. AGBs) können über einen konfigurierten Dokument-Info-Satz (DIS) definiert werden.

Das Ergebnis der Verarbeitung der Bestellung ist eine E-Mail mit den zusätzlichen Dateien als Anhang. Die E-Mail enthält die richtige Adresse des Empfängers beim Lieferanten aus dem SAP-Lieferantenstamm. Der Betreff ist konfigurierbar und kann Variablen enthalten, die durch aktuelle Werte aus SAP ersetzt werden (z.B. Bestell-Nr., Lieferant, Einkäufer, etc.). Die Texte der E-Mail sind konfigurierbar. Sie können ebenfalls Variablen enthalten.

Integration

The software integration fits seamlessly into the SAP message control, with which orders, inquiries and order reminders are issued. PURCHASE ORDERS+ uses only standard interfaces as an add-on solution. No modifications are made to the SAP software. All features of the SAP ordering system are retained, such as Scope for inquiries, orders and reminders of purchase orders as well as order form, approval procedures and scheduling agreements.

Table of Contents

PURCHASE ORDERS+ automatically generates a table of contents listing all the documents contained in the order. This gives both the purchaser and the supplier an optimal overview. In addition to names or numbers of the documents and the status, errors or peculiarities also contain meaningful information. If documents are missing, this is noted with the reason.

Stamps

Order forms, drawings and all documents that are processed as a PDF file can be stamped with any number of stamps. For this purpose, metadata from the PLM system (for example, status, order number, etc.) can be used as well as system information (for example, user name, date, time, etc.). The stamps are placed in the form of watermarks, marginal, image or barcode stamps behind the drawing or translucent, so that both drawing content and stamps are easy to read.

Automatic distribution of an order into several e-mails

Due to the additional files, the maximum size of an e-mail allowed by the supplier or the purchaser can easily be exceeded. PURCHASE ORDERS + automatically splits the files into several ZIP files and generates a corresponding number of emails into which the attachments are inserted. In the subject of the e-mail, "(m / n)" refers to the current e-mail and the total number of e-mails. If additional files are to be added regularly in Outlook, an additional empty e-mail can be added by configuration, which then offers enough space for further attachments. These files attached via Outlook from the file system are not processed by PURCHASE ORDERS+ but are left in the original file format and also not stamped. But they are part of the archived mail.

Reordering a material from the same supplier

If a re-order of a material from the same supplier is carried out within a short time, it is difficult for the supplier to determine whether something has changed compared to the last order. PURCHASE ORDERS+ offers the following routines for this case: If nothing has changed since the last order, the drawings and the CAD data exchange files are not sent again. In the table of contents, however, a corresponding entry is made with the reference to the last order and the order date on which the drawings were supplied. This function can be limited in time by configuration. However, if something has changed compared to the last order, the corresponding files will be supplied in any case. In addition - if present - difference views (additional option, no standard functionality) are inserted into the order, which document all changes graphically in different colors compared to the previous version. In the table of contents is a corresponding note.

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