When goods are delivered, these are checked, compared with the purchase order, and the goods receipt is posted to SAP®. The delivery notes and freight notes should then be digitized so that they can be kept for six years according to legal requirements.

Our product DELIVERY NOTES+ supports this process with a comprehensive OCR recognition of the digitized documents and thus enables you to store the delivery notes and freight letters in your SAP system in an automated and audit-proof manner.

Schnelle Erfassung

Die eingehenden Lieferscheine und Frachtbriefe werden direkt beim Wareneingang mit einem Barcode-Aufkleber versehen. In einem zweiten Schritt wird dann ein ganzer Stapel von Lieferscheinen eingescannt und die Lieferscheine jeweils in eine Multi-Page-PDF/A-Datei konvertiert.

Optimale Verarbeitung

Mit unserer OCR-Lösung werden die relevanten Lieferanten-Informationen automatisch ausgelesen. Auf Basis dieser Informationen stellt DELIVERY NOTES+ mit sehr hoher Treffsicherheit den richtigen Lieferanten und die passende Bestellung fest.

Revisionssichere Ablage

Schließlich wird der jeweilige Lieferschein als Anlage zur SAP-Bestellung abgelegt. Damit ist sichergestellt, dass die Dokumente revisionssicher archiviert sind und jederzeit auf Knopfdruck angezeigt werden können.

Unterstützung im Fehlerfall

Ist aufgrund von Verschmutzungen der Papiere oder fehlerhaft durchgeführter Scans auf Basis des OCR-Laufs keine sichere Zuordnung der digitalisierten Dokumente möglich, schlägt DELIVERY NOTES+ den wahrscheinlichsten Lieferanten und die wahrscheinlichste Bestellung vor und bietet sie dem zuständigen Mitarbeiter zur manuellen Bestätigung an.

Option: Einbeziehung eines externen Dienstleisters

Lieferscheine und Frachtbriefe sind häufig zerknittert, mit handschriftlichen Ergänzungen versehen worden oder weisen Flecken auf. Als mehrseitige Dokumente sind sie meist zusammen geheftet und müssen entsprechend vor dem Scannen manuell aufbereitet und z.B. mit Stempeln oder Aufklebern versehen werden. Diese Arbeiten können natürlich wie bisher Ihre eigenen Mitarbeiter durchführen, alternativ bieten wir aber in Zusammenarbeit mit unseren erfahrenen Partnern auch die komplette externe Verarbeitung der Lieferscheine und Frachtbriefe durch einen Dienstleister an:

Bei dieser Variante werden die Lieferscheine und Frachtbriefe bei Ihnen im Unternehmen nur gesammelt und täglich von einem Versender abgeholt, der sie zu unserem Dienstleister bringt. Der Dienstleister bereitet dann die Papiere vor, führt das Scannen und die OCR-Erkennung durch und übernimmt mit Hilfe von DELIVERY NOTES+ auch die Zuordnung zur passenden Bestellung. Die Ablage im SAP-System erfolgt entweder per VPN-Verbindung oder durch Datei-Transfer. In jedem Fall stehen die Lieferscheine spätestens 24 Stunden nach Abholung der Papiere in Ihrem SAP-System zur Verfügung.

Der Dienstleister bewahrt danach die Papier-Lieferscheine für einen vereinbarten Zeitraum auf und entsorgt sie anschließend fachgerecht. Damit entfällt in Ihrem Unternehmen das komplette Papierhandling für die Lieferscheine und Frachtpapiere.

Die Abrechnung erfolgt pro verarbeitetem Dokument, so dass durch die eingesparte Arbeitszeit direkt spürbare Kosteneinsparungen entstehen.

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