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Manuelle Zusammenstellung von Dokumenten

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Dokumentensuche: ohne Satzbildung!

Wenn es um die Suche von Dokumenten in SAP geht, wird meistens die Transaktion CV04N benutzt. Diese Transaktion bietet eine Reihe von Suchfeldern, so dass die Zeichnungen schnell eingegrenzt werden können. Zudem verfügt die CV04N auch über eine Zwischenablage, so dass Treffer aus mehreren Suchvorgängen dort zwischengesperichert werden können. Auf diese Art und Weise kann man sich also recht einfach die benötigten Dokumente zusammenstellen.

Aber haben Sie schon mal versucht aus der Trefferliste oder der Zwischenablage heraus mehrere Dokumente anzuzeigen oder auszudrucken? Das wird von SAP leider nicht unterstützt! Nur die erste Datei in der Liste wird weitergegeben. In der Trefferliste lassen sich  außerdem nur die Metadaten des Dokuments erkennen, nicht aber die Dateien („Originale“), die an dem Doku-Info-Satz (DIS) hängen.

 

Die Lösung

Die Lösung von Advanced Software umgeht diese Probleme und bietet die Weiterverarbeitung der kompletten Liste. Die Dokumente können zunächst nach Dateitypen („Workstation-Applikation“) gefiltert und dann zu einem Viewer ausgegeben oder zum Druck, Export oder Versand weitergegeben werden.

Dies funktioniert auch im Zusammenspiel mit Agile. Falls die Neutraldateien nur in Agile abgelegt werden, holt unsere Integration sie von dort.

Während im SAP-Standard nur die mühsame einzelne Ausgabe über den Wechsel in den Doku-Info-Satz und die Ausgabe durch die Originalapplikation möglich ist, kann mit unserer Lösung der komplette Satz in einem Arbeitsgang ausgegeben werden. Das bedeutet, dass alle Dateien im Auftrag zusammenhängend konvertiert, gestempelt, unterbrechungsfrei gedruckt oder in Dateien abgespeichert werden - einzeln, als Multi-Page oder in einem Zip-Archiv.

Damit läßt sich eine Menge immer sich wiederholender Arbeit und die entsprechende Zeit einsparen.

   

Miniaturbilder - mehr Orientierung, weniger Fehler, schnellere Abläufe

Mit den Erweiterung „Miniaturansichten“ bietet Advanced eine hervorragende Übersicht aller Dateien in allen selektierten DIS, in grafischer Form. Der Anwender kann direkt erkennen, ob es sich bei dem Original um eine Detailzeichnung oder eine Zusammenbauzeichnung handelt, bei dem Word-Dokument um einen Prüfbericht oder eine Verfahrensvorschrift. Die Auswahl geht sehr viel schneller und zielgerichteter vonstatten, zumal die wesentlichen Metadaten unterhalb der Miniaturbilder angezeigt werden.

Da die Miniaturbilder bereits bei der Erzeugung der Neutraldatei mit erzeugt werden, sind sie bereits vorhanden und werden auch bei größerer Anzahl sehr schnell angezeigt.

Ein echter „Time saver“, der Freude macht, da unsinnige Arbeit entfällt.