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Komplette Bestellungen

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Das Problem mit den Bestellungen aus SAP...

Wenn Sie Bestellungen an Lieferanten übermitteln, sind die zugehörigen Zeichnungen ein sehr wichtiger Informationsträger. Leider liefert Ihnen SAP die zu den Materialien gehörenden Zeichnungen und anderen Dokumente nicht automatisch mit. Der Einkäufer muss sich die Zeichnungen manuell zusammensuchen, was fehleranfällig ist und Zeit kostet.

 

Ein Lösungsansatz...

Wenn Sie regelmäßig bei einem Lieferanten bestellen, ist es unnötig, jedesmal die Zeichnungen mitzuschicken. Der Lieferant muss immer wieder überprüfen, ob sich etwas geändert hat. Viel sinnvoller wäre es, wenn das ERP-System prüfen würde, ob sich an den Zeichnungen gegenüber der letzten Bestellung Änderungen ergeben haben und nur diese dann mitschicken würde. Wenn die letzte Bestellung allerdings eine längere Zeit zurückliegt, ist es unklar, ob die Zeichnungen noch beim Lieferanten vorliegen. Es sollte also eine Zeitschranke geben, nach deren Ablauf die Zeichnungen auf jeden Fall geschickt werden.

 

Die Lösung

Unsere Lösungen mit UNIPLOT und techdocpro arbeiten genau so. Mit unseren Lösungen finden Sie die Zeichnungen und Dokumente, die zum bestellten Material gehören auch im Zusammenspiel mit Agile. Dabei werden aber nur die Zeichnungen bzw. Dokumente berücksichtigt, die sich seit der letzen Bestellung geändert haben (es sei denn, die von Ihnen festgelegte Zeitschranke ist abgelaufen).

  • Wenn die Neutraldateien in SAP gespeichert sind, werden sie aus dem DVS geholt.
  • Wenn die Neutraldateien nur in Agile gespeichert sind, werden sie von dort geholt.
  • Alle Papiere und Zeichnungen werden zusammen als ein Dokumentensatz behandelt.
  • Der Ausdruck einer Bestellung wird ohne Unterbrechung auf einem Gerät ausgegeben, wobei alle Papiere und Zeichnungen gestempelt werden (z.B. mit der Fertigungsauftragsnummer und dem Datum der ersten Produktion). Wenn die benötigte Neutraldatei nicht in Agile zu finden ist, wird der Auftrag komplett abgebrochen - nur ein Ersatzblatt wird ausgedruckt. 
  • Beim Versand der Bestellung per E-Mail gilt das gleiche: Alle Papiere und Zeichnungen werden einheitlich gestempelt. Wenn die benötigte Neutraldatei nicht in Agile zu finden ist, wird der Auftrag komplett abgebrochen und eine Fehlermeldung mit einem Ersatzblatt an den Einkäufer geschickt.
  • Falls eine Differenzansicht existiert, wird diese ebenfalls zur Bestellung hinzugefügt, damit der Lieferant die Änderungen auf einen Blick erkennen kann. Das Ganze wird als ein Dokumentensatz behandelt, d.h. zusammenhängend z.B. nach PDF/A konvertiert und gestempelt (z.B. mit der Bestellnummer dem Datum und dem Lieferanten).

 

Mehr Optionen für eine bessere Kommunikation

Für die Übermittlung zum Lieferanten bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Ausdruck und Versand per Post
  • Elektronischer Versand an ein Servicecenter,
    das die komplette Bestellung inkl. aller Dokumente und Zeichnungen ausdruckt, Ihrem Lieferanten ausliefert und Ihnen eine Empfangsbstätigung schickt.  Auf diese Wiese müssen Sie nicht in Hardware und Handling für die unterschiedlichen Papierformate investieren.
  • Versand per E-Mail,
    wobei die E-Mail-Adresse aus dem Lieferantenstamm gezogen wird
  • Versand der Bestellung, die Links auf ein Downloadcenter enthält, per E-Mail.
    Der Lieferant kann sich die Zeichnungen und Dokumente von dort über den Link in der Mail herunterladen. Damit umgehen Sie die Probleme bei E-Mail falls der Lieferant große E-Mails nicht empfangen kann.

Sie stellen auf eine der geschilderten Arten also einen vollautomatischen Ablauf ohne Interaktion des Einkäufers her!

 

Mehr Flexibilität für einen schnelleren Workflow

Falls Sie jedoch den Ablauf nicht vollautomatisieren können, bieten wir Ihnen als Alternative die Möglichkeit, dass die vollständige Bestellung dem Einkäufer als Liste oder aber in Form von Miniaturansichten angezeigt wird. Er kann dann einzelne Dokumente und Zeichnungen abwählen bzw. noch zusätzliche Dokumente hinzufügen, die nur bei bestimmten Bestellungen gebraucht werden.

Auf diese Weise bekommt er die maximale Unterstützung bei seiner Arbeit und behält doch die nötige Flexibilität um im Einzelfall eingreifen zu können.

Selbstverständlich kommt unsere Lösung ohne Modikation in SAP aus!