Die Prüfung von Auftragsbestätigungen beansprucht einen erheblichen Teil der Arbeitszeit im Einkauf. Dabei ist die eigentliche Arbeit bereits erledigt und es geht nur darum, sicher zu stellen, dass die Vereinbarungen von den Lieferanten auch eingehalten werden. Natürlich sind die meisten Auftragsbestätigungen korrekt, aber trotzdem müssen alle Auftragsbestätigungen nochmal mit den Bestellungen verglichen werden.

ORDER CONFIRMATIONS+ nimmt dem Einkauf diese unnötige Arbeit ab. Deshalb amortisiert sich dieses Programm bereits innerhalb des ersten Jahres allein auf der Basis der eingesparten Arbeitszeitkosten.

Wichtiger jedoch ist der gewonnene Freiraum im Einkauf, der zu intensiveren Verhandlungen und für die Suche nach neuen Lieferanten genutzt werden kann um damit die Kosten bei der Beschaffung zu reduzieren.

ORDER CONFIRMATIONS+ arbeitet im Hintergrund und meldet sich nur bei Abweichungen von der Bestellung, wenn eine Entscheidung nötig ist. Die nötigen Aktionen sind mit wenigen Klicks erledigt. Bei Widerspruch und Storno werden vorgefertigte E-Mails mit allen nötigen Informationen bereitgestellt.

Alle Daten werden in der SAP-Bestellung immer aktuell gehalten bzw. als Anlage abgelegt, so dass auch Vertretungen bzw. andere Abteilungen immer informiert sind.

Eingang der Auftragsbestätigungen

ORDER CONFIRMATIONS+ unterstützt verschiedene Formen, in denen Auftragsbestätigungen im Unternehmen eingehen:

Auftragsbestätigungen, die in Papierform (per Brief oder Fax) im Unternehmen eingehen, werden gescannt und per OCR mit einem Text-Layer versehen. Danach werden sie in einem digitalen Ordner „Auftragsbestätigungen“ abgelegt. Zur Verarbeitung von Auftragsbestätigungen, die in digitaler Form (als Anhang zu einer E-Mail) im Unternehmen eingehen, überwacht ORDER CONFIRMATIONS+ ein konfigurierbares E-Mail-Postfach und legt die Anhänge zu dort eingehenden E-Mails automatisch in einem digitalen Ordner „Auftragsbestätigungen“ ab. Wenn Auftragsbestätigungen per E-Mail direkt an das persönliche Postfach eines Einkäufers gehen, leitet dieser die E-Mail an das durch ORDER CONFIRMATIONS+ überwachte Postfach weiter. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann automatisch.

Ablauf der Prüfroutinen

ORDER CONFIRMATIONS+ übernimmt beim (automatischen) Programmstart und danach in regelmäßigen Abständen die Daten der offenen Bestellungen inklusive der Lieferantendaten aus SAP. Die automatisierte Verarbeitung läuft dann nach folgendem Schema ab: Das System wartet auf eingehende Auftragsbestätigungen. Die Verarbeitung einer Auftragsbestätigung erfolgt jeweils direkt, nachdem sie in den Ordner „Auftragsbestätigungen“ abgelegt wurde. Der erste Schritt der Verarbeitung ist die Ermittlung des richtigen Lieferanten und die Suche der zur Auftragsbestätigung passenden Bestellung. Dann wird überprüft, ob die Auftragsbestätigung alle Positionen der Bestellung enthält. Anschließend wird pro Position geprüft, ob die Einzelpreise stimmen, die Mengen richtig sind, der Gesamtpreis richtig errechnet ist und der Liefertermin korrekt ist. Bei all diesen Prüfungen ist es möglich, eine Abweichung zu definieren, innerhalb derer die Auftragsbestätigung immer noch als übereinstimmend angesehen wird. Dieses Delta kann absolut oder prozentual eingestellt werden.

Automatisierte Prozesse für den Fall, dass Auftragsbestätigung und Bestellung NICHT übereinstimmen

In diesem Fall erhält der Anwender eine E-Mail mit den relevanten Daten (Bestell-Nr., Bestelldatum, Lieferant etc.) und einem Link zu ORDER CONFIRMATIONS+. Hier werden die Auftragsbestätigung und die Bestellung in übersichtlicher Form nebeneinander angezeigt. Die Positionen werden in beiden Dateien farbig markiert und durch Symbole wird auf die Unterschiede hingewiesen. Der Einkäufer hat nun drei unterschiedliche Möglichkeiten zur Auswahl:

Akzeptieren

Wenn der Einkäufer zu dem Schluss kommt, dass die in der Auftragsbestätigung ermittelte Abweichung zur eigentlichen Bestellung akzeptabel ist, kann er über die Schaltfläche „Akzeptieren“ einfach und schnell die Änderung der SAP-Bestellung durchführen. Die Auftragsbestätigung wird als Anlage zur Bestellung im SAP-System abgelegt.

Widerspruch einlegen

Falls sich der Anwender entscheidet, einen Widerspruch an den Lieferanten zu schicken, wird die Auftragsbestätigung mit den markierten Abweichungen als Anhang zu einer konfigurierbaren E-Mail zusammengestellt und per SMTP direkt versendet. Alternativ kann diese E-Mail auch in den Ordner „Entwürfe“ abgelegt werden. Damit hat der Einkäufer die Möglichkeit, einen individuellen Text zu ergänzen, bevor die E-Mail abgeschickt wird.

Stornierung

Als dritte Möglichkeit kann der Einkäufer die Bestellung stornieren. Er erhält dann automatisch eine vorgefertigte E-Mail mit allen nötigen Daten und Informationen, die er direkt abschicken kann. Bei Bedarf ist die Änderung oder Ergänzung der E-Mail problemlos möglich. Die E-Mail wird – inklusive aller manuellen Änderungen – ebenfalls als Anlage an der Bestellung abgelegt und die Aktualisierung der SAP-Bestellung durchgeführt.

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