E-Mail-Versand
Ein großer Teil Ihrer Kommunikation läuft inzwischen per E-Mail – z.B. für Bestellungen. Der mühsame Teil besteht meist darin, die dazugehörigen Dokumente für den Anhang auszuwählen und zusammen zu stellen. Unsere Lösungen vereinfachen dies ganz erheblich.
Wie Sie einen Dokumentensatz per E-Mail versenden
Mit unserer Lösung techdocpro brauchen Sie dazu nur drei einfache Schritte:
1. Schritt: Stellen Sie den Dokumentensatz manuell oder automatisch zusammen.
- Manuell über unsere Integration mit der SAP-Transaktion CV04N (Dokumentensuche) oder
- automatisch über unsere Integrationen mit den SAP-Transaktionen MM03 (Material und Stücklisten), CDESK (CAD-Desktop), CC04 (Produktstruktur-Browser).
2. Schritt: Aus unserer Integration heraus wählen Sie "E-Mail-Versand" als Ausgabeziel und rufen dadurch unseren TDP-SAP-Client auf.
- Die Dokumente des Satzes werden fertig gestempelt, skaliert, rotiert und der E-Mail als Anhang beigefügt.
- Dabei können Sie wählen, ob Ihre Dokumente als einzelne Dateien, zusammengefasst zu einer Datei (einer Multi-Page-Datei) oder als ZIP-Datei angehängt werden.
- Ihre E-Mail-Adresse wird aus der SAP-Userverwaltung entnommen. Unsere Integration übergibt Ihre E-Mail-Adresse an den TDP-SAP-Client, so dass die fertig umgesetzte E-Mail an Sie versendet werden kann.
3. Schritt: Schreiben Sie - in Ihrem E-Mail-Programm – einen passenden Begleittext und leiten Sie diese E-Mail an den endgültigen Adressaten weiter.
Auf diese Weise stellen Sie sicher,
- dass jede E-Mail vor dem Versand noch einmal von Ihnen geprüft werden kann,
- dass Sie einen Erläuterung hinzufügen können und
- dass Sie sicher nachweisen können, ob, wann und mit welchem Inhalt eine E-Mail an den Lieferanten gesendet wurde.
Wie Sie Anforderungen und Bestellungen mit allen notwendigen Dokumenten per E-Mail versenden
Wenn Sie eine Bestellung per E-Mail versenden möchten, können Sie die Bestellpapiere und die zugehörigen Zeichnungen und anderen Dokumente zu einer Multi-Page-PDF-Datei zusammenfassen – wahlweise auch in einem anderen Format.
Diese Datei wird einer E-Mail mit einem vorkonfigurierten Text angehängt, der über Textvariablen durch Metadaten aus SAP individualisiert werden kann.
Die E-Mail-Adresse des Lieferanten kann aus dem SAP-Lieferantenstamm entnommen werden, so dass die Bestellung direkt an den endgültigen Empfänger geschickt werden kann, wobei Sie als Einkäufer eine Kopie erhalten.
Als Alternative dazu können Sie die E-Mail auch - wie oben beschrieben – an sich selbst schicken lassen, um Sie von dort weiter zu leiten. Wenn Sie möchten, kann dieses Vorgehen auch als Genehmigungsverfahren implementiert werden, wenn eine bestimmte Bestellsumme überschritten wird, während Bestellungen unterhalb dieser Summe direkt an den Lieferanten gehen.
Was passiert, wenn ein Fehler (z.B. durch ein fehlendes Dokument) auftritt?
Im Falle eines Fehlers bekommen Sie als Anwender und der Administrator Ihres Systems eine E-Mail, aus der der Auftrag und die Fehlerursache ersichtlich sind.
Für welche PLM-Systeme ist diese Funktion erhältlich?